第十類 其他可供組織上參考的材料
有殘疾的體檢表、殘廢等級材料;幹部逝世後報紙報導的訊息或訃告、悼詞(生平)、幹部死亡報告表、非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。
(四)幹部檔案材料的排序與編目:
l、檔案材料的排序
每類幹部檔案材料,都要根據材料內容的內在聯繫和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。排序的基本方式:
(l)按檔案材料形成時間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料。
(2)按檔案材料內容的主次關係排序的:第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排序為:上級批覆、結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告、證明材料(根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列),本人檢討或交待材料等。有甄別、複查、平反結論的應分別排在原結論的前面。不同問題分別作了結論的,可將每個問題的有關材料排在一起。同一問題多次審查的,應將每次審查形成的材料排在一起,並將最後一次審查的全部材料排在最前面,其餘材料按形成時間順序排列。
(3)第六類 為便於補充材料,排列順序是:入團志願書、人團申請書、退團材料;加人民主黨派材料;入黨志願書、入黨申請書、 轉正申請書、延長預備期材料。其他黨員材料(如:黨員登記表、民主評議黨員登記表等)按時間順序依次排列。
(4)第九類 按檔案材料性質和時間順序相對集中排序:
第一項 工資情況材料;
第二項 任免材料(指檔案材料的分類說明中第九類第2條內容);
第三項 出國、出境材料;
第四項 其他材料(指檔案材料的分類說明中第九類第4條內容)。材料排序後要用鉛筆在每份材料第一頁的右上角註明類號和順序號。如第一類第四份材料可寫為“1一4”,第九類第二項第三份材料可寫為"9-2-3"。
2、檔案材料的編目
每卷幹部檔案必須有詳細的檔案材料目錄,目錄是查閱檔案內容的索引,要認真進行編寫。具體要求:
(1)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫,每類(每項)目錄之後,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。類號用漢字碼,順序號用阿拉伯數字(每類每項目錄上的類號和順序號要與材料上的類號、順序號相一致)。
(2)根據材料題目填寫"材料名稱"。無題目的材料,應擬定題目。證明材料寫明何人證明的材料。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以註明。填寫目錄不得以點代字。
(3)材料形成時間。材料形成時間要填清年、月、日,沒有時間的要儘量查明。一份材料有幾個時間的,本人填寫的材料以本人簽字為準;經組織審查或整理的材料以最後的批准時間為準;複製的檔案材料,採用原材料的形成時間。
(4)填寫材料份數。以每份完整的材料為一份(包括附屬檔案),除有原件附複製的材料填寫兩份外,其它一律填一份。
(5)填寫材料頁數。材料頁數的計算,採用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數填寫;無頁碼標記的材料,每單面為一頁,封面封底不計算頁數(需用鉛筆在材料的下角註上頁碼),空白紙可剔除。