6、幹部檔案整理裝訂成卷後,必須進行認真細緻的檢查,經驗收合格後,方能入庫;
7、幹部檔案的整理工作,均應按本細則要求進行。
(七)幹部檔案整理工作的注意事項:
幹部檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》和幹部檔案工作的有關規定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
l、在整理檔案時,嚴禁吸菸,以確保檔案的安全;
2、不得私自塗改、抽取或偽造檔案材料,
3、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料,須進行登記,經主管領導審查批准後分別情況予以處理;
4、在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔 案材料和泄露幹部檔案內容。
五、幹部檔案的保管與保護
根據安全保密、便於查找的原則要求,對幹部檔案應嚴密、科學地保管。(一)為確保檔案的絕對安全,幹部檔案管理部門,要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質的檔案櫃。庫房面積每手 卷不少於20-25平方米,庫房內應設定空調、去濕、滅火等設備。
(二)庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查,要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度(要 求:溫度14℃-24℃,相對濕度45-65%),庫內不準存放無關物品。
(三)無關人員不得進入檔案庫房。庫房內嚴禁吸菸,更不準明火進人庫房。
(四)幹部檔案管理部門,要設定專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。 不得在庫房內閱檔或辦公。
(五)保管幹部檔案,應建立登記和統計制度。每年全面檢查核對一次檔案,發現問題及時解決。
(六)幹部檔案管理工作所需必要的設備和業務經費,要單獨立項,列人本地區本部門預算統籌解決。各級黨委、政府有關職能部門要給予支持。所撥專款不得挪作它用。
(七)幹部檔案管理部門,要經常檢查檔案保管與保護工作,針對存在的問題,提出建議,主管領導要及時採取措施予以解決。如發生失火、被盜,霉變、蟲蛙等問題,要追究有關人員的責任。
(八)要不斷地研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。
(九)檔案卷皮、目錄和檔案袋(檔案盒)的樣式、規格按規定的標準統一製作。
(十)嚴禁任何個人私自保存他人檔案。對利用檔案材料營私舞弊的,應視情節輕重,予以嚴肅處理。對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
六、幹部檔案的提供利用
(一)利用幹部檔案的原則:
1、幹部檔案主要是供黨委和組織、人事部門在幹部考察、任免、調動、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等工作時使用,其他一般不予查閱。幹部親屬入黨、人團、升學、參軍等政審,應由幹部本人所在單位黨組織出據證明材料,調查人不得查閱幹部檔案。編寫黨史、軍史、革命鬥爭史、地方志和撰寫人物傳記等,一般不得查閱幹部檔案,可直接向幹部本人採訪。如該幹部已經死亡或因年邁喪失記憶,有病不能口述、書寫,可查閱其履歷和自傳的有關部分。凡因了解幹部的人黨、入伍時間和與他人案件有密切關係,而該幹部已經死亡或因病不能口述和書寫,無法直接提供情況以及其他特殊原因,須查閱其檔案取得證明材料的,要從嚴掌握,經批准後,只能查閱有關材料。