5、收到檔案的單位，經核對無誤後，應在回執上籤名蓋章立即退回。逾期一個月未退回執的，轉出單位應寫信催問，以防丟失；
6、為使幹部檔案能夠隨著幹部調動或職務的變動而及時轉遞，幹部調配、任免工作部門應將幹部調人單位和任免通知及時告訴幹部檔案管理部門，並建立必要的聯繫制度。
(三)嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。對已出現的 “無頭檔案”，應認真查轉。對確屬查不到幹部下落的，凡有保存價值的檔案材料，可移交幹部原籍檔案館保存。
八、幹部檔案工作的組織領導和隊伍建設
(一)各級組織、人事部門，應加強對幹部檔案工作的領導，列入議事日程，及時研究工作中出現的問題，切實採取有效措施，解決幹部檔案業務建設中的人員配備、庫房建設及添置必要的設備和業務經費等問題；不斷改進幹部檔案管理工作，提高科學管理水平。
(二)各級黨委組織部門對同級和下級的幹部檔案工作，在業務上負有監督、檢查和指導的責任。其具體任務是：
1、了解幹部檔案工作情況；
2、研究解決幹部檔案工作中的問題，根據中央和省的有關方針、政策制定有關規定和辦法；
3、推廣幹部檔案工作先進經驗；
4、召開幹部檔案工作會議；
5、對幹部檔案工作人員進行業務培訓。
(三)各級組織、人事部門，要注意力日強幹部檔案工作隊伍的建設，選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有中專(或高中)以上學歷的黨員幹部從事幹部檔案管理工作，並注意對他們的教育和培養，關心他們的工作和生活，充分發揮他們的積極性與創造性。要妥善地解決他們的職級待遇，按國家統一規定評定專業職務，保持隊伍相對穩定。對那些為檔案工作做出貢獻的同志，應給予表揚和獎勵；對失職者，應視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分。
(四)幹部檔案工作人員在幹部檔案建設和管理工作中承擔著十分重要的責任，應具有較高的政治素質和業務素質，必須做到以下要求：
1、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平；
2、熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，提高業務水平和工作能力，積極為幹部工作服務；
3、嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容；
4、堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事；
5、工作調動時，必須做好檔案和檔案材料及業務檔案等交接工作。