(6)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用原子筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄，也不準勾抹、塗改、貼上目錄。目錄填寫後，要檢查核對，做到準確無誤。
(五)幹部檔案材料的複製與技術加工：
l、材料的複製
(l)檔案材料載體變質或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救 材料，一般可採用修復、複印、列印、抄寫等方法。凡列印、抄寫的材料，必須認真細緻核對無誤，註明複製單位和日期。隨原材料一同裝人卷內。
(2)建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行複製，將複製件存副本，其原件必須存入正本。
2、技術加工
為便於裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術加工。其主要方法：
(l)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品，以防止氧化銹毀材料；
(2)對已破損、卷角、折皺的材料，進行裱糊。裱糊時注意不要損壞原件的字跡和印章；
(3)對小於16開規格或紙質次的檔案材料，應粘在襯紙上，紙張過小而頁數多的材料，應將每頁攤開粘在襯紙上；
(4)對超出16開規格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料，須進行摺疊。摺疊時，要根據材料的具體情況，採用橫摺疊、豎摺疊，橫豎交叉或梯形摺疊等辦法。摺疊後的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便於展開閱讀；
(5)裝訂邊過窄或裝訂眼過多、眼距不標準、破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內容；
(6)一份材料未裝訂在一起的，要縫在一起並加裝訂邊；
(7)一般不要把一類或幾份材料縫在一起；
(8)材料右上角原有的類號、順序號、頁碼等要做處理。鉛筆寫的要擦掉；
(9)裱糊用的襯紙，必須採用韌性較好的白紙，襯紙的大小要與檔案目錄紙相一致；
(10)裱糊可採取縫紉或化學膠水、漿糊貼上的辦法，膠水和漿糊必須能防蟲蛙、防腐蝕，裱糊時要防止折皺，裱糊後的檔案材料要壓平涼乾，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；
(11)裱糊方法可採用單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙貼上等。
(六)幹部檔案的裝訂與驗收入庫：
每個幹部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂後的檔案，目錄一律放在卷首(幹部職務變動登記表、工資變動情況登記表放目錄之後，此表不填寫目錄)，材料排列順序要與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用。具體做法：
1、將目錄與材料核對無誤；
2、把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四邊整齊，條件較差的左、右、下邊也要整齊。裝訂後，卷內材料不準超出卷皮；不準用刀切邊，以防切掉文字；
3、材料一律正裝。即：橫寫的材料名稱在上；豎寫的材料名稱在右；
4、幹部檔案五類、八類材料過多的，可單獨裝訂成卷。每卷都要按類別、內容填寫目錄，並在第一卷目錄中註明“五類或八類另裝成卷”；
5、一律使用《幹部檔案工作條例》附屬檔案一規定的標準幹部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規範的簡化字代替；