各類通用公文、文書的定義、特點、格式、要素、結構、使用範圍、制發程式等在有關公文寫作與處理的工具書中均有規範的解釋與說明，這裡結合實際，就工程處日常公文文書處理程式、常見問題及處理意見作以相互學習，以促進廣大從業者共同提高。
一、工程處常用文書種類
（一）公務公文種類：通知、報告、請示、決定、通報、函、意見、公告（公示）、會議紀要等。
通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文用“通知”。例：建設工程處關於開展安全生產月活動的通知。
報告：向上級機關匯報工作、反映情況，用“報告”。例：中共建設工程處委員會關於XX年工作情況的報告。
請示：請上級指示和批准，用“請示”。例：建設工程處關於建設員工文化活動中心的請示。
決定：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”。 例：中共建設工程處委員會 建設工程處關於表彰XX年度先進集體、先進生產（工作）者的決定。
公告、公示：向公眾宣布重要的事件用“公告”、或“公示”。平常大多見到的是公示，公示和公告二者的關聯性是公示和公告都是向公眾公布一件具體事項或決定，類似通知、通報，但公示、公告沒有象通報對事物的表揚或批評成分，也沒有像通知由約束性的要求內容。二者的區別是公示是擬決定乾什麼，大家在限定期限內有意見可以提，內容還可以改。公告就是告訴大家已經決定了的事情，大家知道就行了。例：幹部職務調整公告，幹部任前公示。
通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項用“通報”。例：建設工程處關於一季度基礎工作檢查情況的通報。
函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批准等用“函”。例：處長辦公室關於購置一台彩色複印機的請批函。
意見：對重要問題或事項提出見解或處理辦法用“意見”。例：中共建設工程處委員會關於強化領導幹部作風建設的指導意見。
會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的用“會議紀要”。例：工程處5月份月度工作例會會議紀要。
（二）事務文書種類：總結、匯報、計畫、規劃、方案、工作報告、領導講話、述職報告、會議記錄、賀信、慰問信、感謝信、祝酒詞、歡迎詞、主持詞、申請書等。例如：年度工作總結、專項工作總結，階段性或專項工作匯報，領導在會議上的講話、在各類儀式上的致辭，年度考核領導幹部時各位領導的述職述廉報告，各種會議的會議記錄，業主單位向我們實現重要工程節點目標的祝賀信，節假日向廣大職工家屬或特殊時期向特定群體發出的慰問信，表示工程處、工程處黨委的感謝關心之情，社會團體向工程處集體或個人所做出的先進事跡、特殊幫助的感謝信，宴會上的祝酒詞、歡迎外部團體來工程處考察訪問的歡迎詞，以及我們平時見到的入黨申請書等等。
（三）商務文書種類：投標書、可行性研究報告等。