做好辦文工作，對於提高領導機關工作的質量和效益有著十分重要的意義。通過辦文工作的實踐，認為要提高辦文質量，應做到以下六個注意。
一、注意是否確需行文
辦公室要勇於負責，當好參謀，做到：一是可發可不發的檔案，堅決不發；二可由部門發的檔案，或可由幾個部門聯合發的檔案，不要拿到黨委來批轉，更不能以黨委名義發文；三是可由政府單獨發的檔案，不要黨政聯名發；四是凡已開會作過部署或已登報、發電話通知、傳真電報的，一般不再發文；五是本級工作措施相比上級檔案沒有更具體要求的，不再發文；六是本機關內部部署的一般工作，一般不發文。
二、注意是否符合辦文的程式和手續
要特別注意以下四點：一是檔案的輸送渠道是否正常；二是該會簽的單位是否都已經同意並會簽；三是需要要關領導和部門負責人過目簽字的，是否已經過目簽字；四是“最終”簽發人的意見是否明確，意見不明確的，套用時請示。
三、注意是否符合黨和國家的有關方針、政策
檔案的審核把關，最重要的是把住方針、政策關。把關中要進行全方位的認真核對。一是“上下”核對。就是同中央和省里已發布的有關方針、政策、規定進行核對，不能相互牴觸、衝突。二是“今昔”核對。就是對現行政策和過去所發的檔案進行核對，使現行政策和過去的檔案提法一致。如果有修改，就要加上一名：“一律以現在的檔案提法為準。”三是“前後”核對。就是檔案本身前後提法要一致，不能自相矛盾。
四、注意措施是否切實可行
措施是否切實可行是衡量檔案質量效能的重要標準，為此，在辦文過程中要通過“四看”來把關：一是看檔案提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合實際情況，能不能辦到、行得通；二是看檔案提出的要求和措施，由誰執行，怎樣執行，執行的時限是否規定得具體恰當；三是看檔案涉及到其他部門的要求和措施是否已得到有關部門的同意；四是看督促檢查的措施有沒有遺漏等。這些是從檔案的貫徹落實來考慮的。
五、注意文字表達是否準確、簡煉
檔案的行文一定要平實，要注意語體。文字把關中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要達意。檔案的政策性、操作性很強，因此文字把關的選擇道德要考慮達意，然後再考慮修辭。後者要服從前者，不能以文害意。三是要儘可能保留檔案原來的風格。
六、注意檔案是否工整和完整
正式送領導同志審批的檔案，字跡必須工整，格式必須正確，紙面也要力求清晰。對不合要求的文稿，要按規定抄寫清楚後再送審。同時還要檢查把關檔案的附屬檔案是否齊全（如附表、附轉檔案等）。再就是同審核檔案有關的附屬檔案是否具備。