（二）處理技術方面：
1.文種套用不當。對公文種類界定不清，通報、通知不分，報告夾帶請示，請示報告不分，胡請示亂報告，機關部門之間也相互請示報告。應嚴格按照公文使用目的、適用範圍確定文種，嚴格按照隸屬關係確定是否需要報告請示或使用請批函。
2.標題擬寫不規範。一般來講，檔案標題包含“發文機關+事由+文種”，有的公文標題可以省略發文單位，但黨委檔案以及重要檔案一般不能省略；工作要求、工作安排、管理細則等不能單獨行文，必須以印發《****》的通知形式發文。範例：建設工程處XX年****工作計畫，**項目部關於****的請示，《關於****的決定》等。
3.檔案主旨不明，意思表達含糊不清。草擬公文前首先要確定主旨，要將主旨直截了當、準確地表達清楚，一般通過檔案標題就要能簡明的表達清楚檔案的主旨，使受文單位一目了然是要乾什麼的檔案。
4.主題詞引用不當。主題詞主要用於公文的檢索查詢。一般講，最多標註5個主題詞。先標類別此，再標類屬詞，先標反映公文主要內容的詞最後標反映公文形式的詞（文種）若在主題詞表中難以找到準確反映公文主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。
5.語言過度口語化。公文要使用書面語言。
6.語言文字欠推敲、意思表達不簡明、層次不清楚，或語言冗長。要仔細斟酌、反覆審核文稿，從而發現問題整改問題。
7.檔案格式不規範。
主送單位：各基層單位、機關各部門；
檔案排版：上下27㎜，左右25㎜，行距固定行距30；
字型及結構層次序號：標題為方正小標宋二號，正文為方正仿宋簡體三號。第一層次序號為“一、”，字型為三號方正黑體簡體；第二層次序號為“（一）”，字型為三號方正仿宋簡體加粗；第三層次序號為“1.”，第四層次序號為“（1）”，字型均為三號方正仿宋簡體。
時間表達：完整、規範，如XX年、XX年，不能寫作XX年、XX年；
數字引用：公文中的數字除要求必須使用漢字外，一般均用阿拉伯數字，公文中的數字用漢字的情況主要有：成文日期；部分結構層次序號；數字作為詞素構成定型的詞，如三四天、十有八九等。
請示、報告附註：凡是請示必須要加附註，報告中如有需要批覆的事項，也應加附註。附註要寫明聯繫人和聯繫電話。
8.公務通知檔案編號不規範。各部門公務通知應統一使用如〔XX〕第3號；公告、公示也應有編號，編號如同公務通知。
9.引文不規範。引用公文，應先引檔案標題，後引檔案字號；涉及引文出處的標註，要講究順序，不能隨意顛倒。
10.個別人員工作責任心不強，依賴思想嚴重，檔案校對不仔細認真。建議從業人員對工作高度負責、養成嚴謹細緻的工作習慣，最大努力減少公文處理出現瑕疵。