1．敘述
敘述，是對人物的經歷和事物發展變化的過程作出介紹和交代。這裡介紹幾種常用的敘述方法：
（1）概述、詳述、散敘
概述就是概略敘述某一狀況，某一過程的基本面貌，使讀者能了解個概要，這種敘述方法在套用文中運用的最多。
詳述就是詳細敘述某事物的基本面貌或某一事件的具體過程，使讀者有個細緻的了解。如產品說明書、調查報告等。
散敘是把許多不同時間、不同地點發生的事情，緊緊圍繞著一個主旨，分別進行敘述。套用文中的散敘，多是把並列的幾件事或者是幾亇部門、單位、幾個人的事情分別敘述出來。
（2）順敘、插敘、倒敘
順敘是完全按照時間先後或事情發生髮展的過程來安排段落層次的一種寫法。用這種方法，可以把事物發展的過程敘述得頭尾清楚，層次分明。如情況通報、工作總結等。大體上是這種寫法。
插敘是指在敘述主要事件的過程中，有時需暫時把敘述的線索中斷一下，插進有關的另一件事的敘述，插敘部分完結後，再接上原來的線索繼續進行的敘述。插述，有時是為了補充主要事件，有時是為了突出人物性格，有時是對某些問題作補充說明。如調查報告或某些敘述性的公文，在敘述到某一內容時，常插入對另一內容的敘述。插述可以補充材料，豐富內容，使文章更加充實。
倒敘是先寫事情結局或事件的某一重要情節，然後再按事件的發生髮展過程進行敘述。如總結、調查報告等，常常是先敘述成績、結果，然後回頭再敘述工作進展，過程及經驗。用這種方法，可以強調結局，突出重點。
敘述是一種“易學難工”的表達方式。套用文的敘述一定要做到：一是條理清楚。套用文不是完整的記敘文，多數只是敘述一個情節，一個片斷，一個過程，所以，線索不能繁雜，主線必須清楚，鮮明，敘述的人稱也要注意。二是交代明白。敘述的目的，在於述說和交代文中基本內容。敘述的六要素不一定要在文章中一一寫出來，但事情的來龍去脈一定要敘述
清楚，交代明白。三是詳略得當。敘述要抓住重點，分清主次。凡是對表現主旨起重要作用的，就必須詳寫；凡與主旨關係不大的，就應略寫。只有詳略得當，文章的重點才會突出，主旨才能鮮明。
2．說明
說明，就是簡明扼要地把事物的形狀、性質、特徵、成因、關係、功能等解說清楚，或把人物的經歷、特點等表述明白。套用文常用的說明方法有：
（1）定義和解釋
定義說明，是指用簡潔而明確的語言把事物的本質屬性揭示出來，給人以清晰的概念。定義說明既能使人們對被說明的事物有一個明確的本質的了解。又能使人們把該事物與其它事物區別開來。
定義說明雖然能夠比較科學地揭示事物的本質屬性，但是由於它的概括性太強，比較抽象，對事物、現象的特點難以說得具體詳盡，所以常常需要用解釋來補充定義說明。
解釋說明，是對概念進行詳細解說，它是對定義的補充說明。通常是位於定義之後。各類科研文書和專用文書常用定義和解釋說明。