1範圍
本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印製要求、公文中各要素排列順序和標識規則。
本標準適用於國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。
使用少數民族文字印製的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。
本章規定了標準的內容範圍、適用範圍和特定範圍。
(1)內容範圍
內容範圍只涵蓋國家行政機關公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印製要求、公文各要素的排列順序和標識規則，並不是公文格式的全部範圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。
(2)適用範圍
本標準適用於國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。
(3)特定範圍
《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民族文字。由於少數民族文字的字型、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。
2引用標準
gb／t148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
在本標準中引用的國家標準gb／t148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是採用印刷紙和書寫紙。由於該標準是根據國際標準iso218等同採用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。在a系列紙型中，公文用紙的紙型為a4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，並規定各裁邊的誤差為土3mm。因此gb／t9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是gb／t148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
3定義
本標準採用下列定義。
3．1字word
標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。
3．2行line
標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。
在本標準中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對於公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標準中所指的一行就是一個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。
4公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，ph值為7．5—9．5。