關於發文機關標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用於平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用於標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計檔案紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。
第二種僅限於上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至
版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示檔案用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政機關在設計檔案“紅頭”時，兩種形式均應具備，即
平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。
關於聯合行文，本標準規定“檔案”兩字居於發文機關名稱
右側上下居中。本標準還特別提出“檔案首頁必須顯示正文”這
一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯
合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道檔案內容是什麼，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。
8，1．5發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識
下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧“〔]”括入；序號不編虛
位(即1不編為o01)，不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦檔案的部門的代字。如鐵道部檔案的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部檔案的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了檔案的主辦部門是誰，可以比較準確地對檔案進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如xx發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代xx，而“發”和“函”則代“xx檔案”和“xx函”這兩種發文形式。有的檔案機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但儘量以簡化為好。
年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份套用六角括弧“〔〕”括起。注意六角括弧不是數學公式的中括弧，因為當引用公文時，標題後面的發文字號要用圓括弧“()”括起，如果年份用中括弧括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括弧”是基於與數學的中括弧相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的檔案把年份用圓括弧括起，今後也要按本標準的規定使用六角括弧。