省高校檔案工作檢查領導組：
按照山東省教育廳、山東省檔案局聯合下發的關於認真貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》的意見，結合關於對《高等學校檔案管理辦法》貫徹落實情況進行檢查的通知精神要求，我院對檔案工作進行了認真檢查，現將自查情況匯報如下：
一、檔案工作概況
學院的前身是始建於xxxx年的******學校， 20xx年5月，列入國家統招計畫，成為獨立設定的全日制普通高校。目前，學院設兩校區，總占地****畝，建築面積***萬平方米，擁有教職工1025人，在校生1.5萬餘人。多年來，學院先後被授予“山東省高職院校先進單位”、 “山東省職業院校就業先進單位”等30餘項榮譽稱號。 20xx年，被省教育廳評為“山東省高校宿舍管理先進單位”和“達標單位”;被禹城市委、市政府授予“文化建設先進單位”;20xx年學院先後被中共山東省委講師團授予 “中國特色社會主義理論體系宣教基地”，被山東省精神文明建設委員會授予“省級文明單位”稱號。
學院自xxxx年建校起便設立了檔案室。經過不斷完善提升，學院檔案室保存自建立以來的黨群、行政、教學、科研、財會、出版、基建、外事、設備儀器、聲像十大門類檔案，歸檔檔案1162卷，照片3000餘張，有專職檔案員2人、兼職檔案員17人。工作中，先後制定了《立卷歸檔制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》等八大制度，健全完善了檔案室管理人員、工作人員崗位職責。從而使檔案工作基本實現了科學化、規範化和制度化，為學院日常管理、教育教學、發展規劃等提供了有利的信息保障。20xx年10月，利用檔案資源編制了《學院內部管理制度彙編》。20xx年1月被德州市檔案局評為“全市20xx年度檔案工作先進單位”;20xx年12月被山東省檔案局評為“全省檔案管理考核一級先進單位”;20xx年12月被山東省檔案局評為“20xx年度檔案工作省一級先進單位”;20xx年12月被山東省檔案局評為“20xx年度檔案工作省一級先進單位”。
二、檔案自查總結
(一)領導重視，機構健全，切實加強檔案工作組織保障
檔案作為學院重要信息資源，是學院發展的寶貴財富。因此，歷年來學院黨政領導對檔案工作高度重視，成立了由分管副院長任組長、辦公室主任為副組長、有關部門領導為成員的院檔案工作領導小組，加強了對檔案工作的巨觀管理和具體指導。 同時，為把檔案工作任務落到實處，把檔案工作目標責任下達到基層，提高部門領導和兼職檔案員的工作責任感，學院制訂了《檔案室目標管理考評細則》，對檔案 管理工作進行過程監督考核，納入年終綜合測評。工作中，完善了檔案管理工作職責，明確了部門、人員分工，從而形成了從收集、整理、保管、預立卷、移交歸檔等嚴格完整的工作體系，確保了檔案及時安全歸檔。此外，學院辦公室作為檔案工作管理部門，每年組織召開年度檔案工作會議上，強調檔案工作的目標、性質、特點以及重要性，並就年度工作要點進行部署，對年度檔案工作進行講評，表彰檔案工作先進部門和先進個人，使檔案工作正常有序開展。目前，學院已建立了有17人組成的專兼職檔案員隊伍，形成了完善的院級檔案綜合管理體系。從而，促進了學院檔案管理工作整體水平的提高，為進一步搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。
(二)重視學習，加強指導，不斷提高檔案工作人員素質
加強業務學習，不斷提高檔案員素質，是促進檔案管理工作發展進步的必要條件。為此，學院採取多種措施提高檔案管理人員的業務素質，一是分批次選送檔案管理人員和專職檔案人員參加相關部門組織的業務培訓和經驗交流，如20xx年7月，組織檔案管理人員參加省高等學校檔案工作暨業務培訓會議，聽取了相關專家對檔案管理工作的意見。二是積極選拔工作認真紮實、責任心強、文化層次高、業務水平強的人員選拔到檔案員隊伍中來，使檔案工作隊伍的整體素質有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員全部具有大專以上學歷。三是專職檔案員按照《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規範》，結合學院每年檔案工作的現狀，對兼職檔案員進行有針對性的業務培訓並定期到各部門對部門歸檔工作進行檢查和業務指導。四是定期組織專兼職檔案員學習《檔案法》、《山東省檔案條例》等上級有關的規章制度和檔案管理相關知識，並要求專兼職檔案員撰寫檔案工作方面的學習體會、經驗總結，及時進行交流。通過以上措施，不斷提高檔案人員的業務素質，增強責任感，提高檔案專業知識，拓寬知識面，改善知識結構，成為本職工作的行家裡手。
(三)完善制度，規範管理，逐步完善檔案管理設施
為使學院檔案管理工作逐步走向制度化、規範化、科學化，學院依據《中國人民共和國檔案法》等有關法規，按照高校標準，結合學院實際，重新制定了《檔案立卷歸檔制度》、《檔案收集制度》、《檔案整理制度》、《檔案複製制度》《底圖保管》、《檔案更改制度》、《檔案保密保衛》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等八項管理制度。下發《檔案材料收集整理歸檔範圍和保管期限》條令，規定了黨委辦公室、紀律檢查委員會、各黨支部、工會、團委等十七部門產生的相關檔案的歸檔類目名稱和保管期限，並嚴格規定學院各部門產生的檔案必須在次年6月底前歸檔;各院系在次學年寒假前歸檔;科研類在項目完成後兩月內歸檔，基建類檔案在項目完成後三個月歸檔。同時，在整理歸檔時，要求嚴格遵循檔案材料形成規律、保持卷內檔案材料系統聯繫，卷內檔案排列有序，並按要求編號，卷內檔案目錄、備考表填寫規範、清晰，標題簡明、準確，卷內檔案整齊。為防止紙張頁面多的檔案用金屬裝訂物時久生鏽，在檔案局購買了不鏽鋼訂書釘，確保了檔案的保存安全。與此同時，按要求建立了全宗卷，建立了總目錄、分類目錄等檢索工具，編訂了保管期限表。檔案裝具符合國檔家有關要求，案卷使用無酸卷皮卷盒。卷盒上統一列印卷內主要分類目錄、時間、期限。此外，加大對檔案工作的經費投入。多年來，學院領導對檔案工作非常重視，多次撥出專款對檔案室進行裝修、維護，配備了綜合檔案室配電腦、印表機、掃瞄器1台、複印空調、乾粉滅火器等設備，並安裝監控系統、樓道內派專人值班。20xx年新增加了電子歸檔軟體，初步實行檔案數位化管理，能及時根據檔案利用的需求，主動為師生提供檔案信息服務。從而提高了檔案管理質量和水平。
(四)綜合利用，講求實效，提供優質高效的信息服務
學院檔案是一個集教學、行政、黨務、學生管理、教育研究、基建、聲像、儀器設備、財會等眾多門類為一體的綜合性的檔案體系。檔案工作的本質就是管理好檔案以供利用。多年來，學院檔案室為學院各部門及師生提供查借檔984卷次，在人才培養和套用方面發揮著基礎性的作用。一是為領導決策提供信息服務。建校以來，學院檔案室為領導決策提供了及時、客觀、全面的信息，促進了學院的科學、健康、快速發展。如學院在制定《學院十一〃五發展規劃》時，檔案室為領導提供了師資隊伍建設、設施設備建設等相關基礎數據。二是為教育教學提供服務。根據學院專業調整、學生培養目標、市場需求等實際情況需要，學院檔案室為教學部門提供了上級主管部門相關政策、法規檔案以及歷年來學校相關教學方面的資料，從而為教學計畫、教學大綱的制定，提供參考依據。同時，檔案室還為學院迎接教育部人才培養水平評估工作等重大活動提供了大量詳實的原始文字資料、圖片、音像等珍貴資料，確保了各項檢查評估的順利通過。三是為學院師生提供諮詢查檔服務。多年來，檔案室積極為各部門、師生提供檔案查閱工作，如為教職工住房改革，財務審計、學院房屋內部改造、裝修等提供原始資料;為畢業生提供諮詢查檔服務、學籍證明等工作。優質的服務滿足了有關人員的需要，得到校內外師生的廣泛好評。
三、自查存在問題：
近年來學院檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在著不少問題，主要表現在幾個方面：
(一)由於校區、院系分散等原因，還未完全實現檔案的綜合集中管理。
(二)由於辦學條件所限，還未建立綜合檔案館。
(三)由於檔案管理人員專業水平所限，沒有實現通用性編研成果。
(四)在開發檔案信息資源、檔案信息化建設上還有待學習和開發。
四、今後努力方向
為進一步做好今後的檔案工作，還應做好以下幾點，
(一)進一步加強檔案意識，積極學習國家及省關於檔案工作的一系列法規、檔案，深入貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》，不斷加強對檔案工作重要性的認識，增強做好檔案工作的緊迫感和責任感。積極參加各類檔案學習培訓，將其他高等院校檔案管理中寶貴的工作成效和管理經驗積極的學習和運用。
(二)加大檔案信息開發利用的力度，爭取院領導同意，在資金和人員上獲得更大支持;購置網路版檔案管理軟體，短時間內把檔案信息全部錄入，進入學校的區域網路，以方便全院的檔案查詢、利用;爭取每年編研出版一本年鑑或檔案彙編材料。
(三)進一步加強對檔案工作的領導和目標管理。完善檔案工作目標責任制，加強對檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環節的督促、檢查和指導，努力實現檔案工作的科學化、規範化、制度化和現代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學、科研、管理等各項工作服務和學院發展上發揮更大、更好的作用。