5.4物品使用部門(車間)必須依據生產計畫、生產管理實際需要，認真按照4.1.5條之規定填制購物申請單。填寫不規範，導致無法確認請購物資須知信息的，採購部門有權拒絕採購。採購計畫及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報採購計畫，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5採購部門在確保品質的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的採購方案，落實供貨單位。並對採購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經濟損失的，應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項，有關採購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審核監督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相，並造成公司經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的採購物品，依照採購契約規定的質量要求進行質量檢驗。若發現品質不符時，必須及時報告採購部門(必要時直接報告總經理)處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的，給予相應的經濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續，並對入庫採購物品的數量負責。若發現數量不符時，應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經理)，同時妥善保管該批採購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎，未按本辦法規定操作，造成入庫數量短缺、超計畫採購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。
六、採購績效考核
6.1採購績效評估的指標
採購人員績效評估應以“5r”為核心，即適時、適質、適量、適價、適地，並用量化指標作為考核之尺度。
6.1.1時間績效
由以下指標考核時間管理績效：
(1)停工斷料影響工時。(2)緊急採購(如空運)的費用差額。
6.1.2品質績效
由以下指標考核品質管理績效：
(1)進料品質合格率。(2)物料使用的不良率或退貨率。
6.1.3數量績效
由以下指標考核數量管理績效：
(1)呆滯物料金額。 (2)呆滯處理損失金額。
(3)庫存金額。 (4)庫存周轉率。
6.1.4價格績效
由以下指標考核價格管理績效： (1)實際價格與標準成本的差額。
(2)實際價格與過去移動平均價格的差額。 (3)比較使用時之價格和採購時之價格的差額。
(4)將當期採購價格與基期採購價格之比率同當期物價指數與基期物價指數之比率相互比較。
6.1.5效率指標
其他採購績效評估指標有： (1)採購金額。
(2)採購金額占銷貨收入的百分比。 (3)採購部門的費用。 (4)新開發供應產商的數量。 (5)採購完成率。 (6)錯誤採購次數。 (7)訂單處理的時間。 (8)其他指標。
6.2採購績效評估的方式。
本公司採購人員之績效評估方式，採用目標管理與工作表現考核相結合之方式進行。 6.2.1績效評估說明
(1)目標管理考核占採購人員績效評估的70%。 (2)公司的人事考核(工作表現)占績效評估的30%。 (3)兩次考核的總合即為採購人員之績效，即： 績效分數=目標管理考核*70%+工作表現考核*30%