三、通知
(一)通知的含義及特點
通知是用於批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,發布規章,傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項,任免和聘用幹部等使用的一種公文。通知通常是下行文或平行文。
通知具有以下特點:
1、執行性。通知的事項一般是要求下級機關予以辦理或執行。有時也用於不相隸屬的同級機關。
2、時效性。通知的事項一般都有一定的時間限制,不容拖延。有的只在一段時間內有效,如:會議通知。
3、廣泛性和靈活性。通知的套用不受等級限制,一切機關、單位、團體都可用通知來告知、傳達某種意向或事項。在所有公文中,通知的套用範圍最廣,使用頻率最高。
(二)通知的種類
從性質和內容上劃分,通知大體可以分為布置工作的通知、發布性通知、轉發、批轉性通知、會議通知、任免通知、知照性通知、事項性通知。
發布性通知:國家機關發布(或廢止)有關規定、辦法、實施細則等規章和發布有關重要檔案時使用。此類通知一般簡短精煉。
轉發性通知:一般在上級機關、同級機關或不相隸屬機關發來的公文,需要下屬單位知曉或執行時使用。
批轉性通知:是批准下級機關的公文,再轉發給下級機關或有關單位貫徹執行時使用的公文。
知照性通知:向有關單位告知某件事情、交待有關事項、不需要辦理或執行時使用的通知。
會議通知:以召開某次會議的有關事項為內容的通知。一般包括會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到事宜及有關要求等。
任免通知:是上級機關任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下達,而不宜用任免命令時使用的公文。
指示性通知:是上級機關對下級機關布置任務、指示和安排時使用的一種通知。由通知原由、通知內容和執行要求三部分組成。是一種下行文,有較強約束力。
一般性通知:除上述各類通知外使用的關於一般事項通知, 一般由基層單位發布,內容具體、單一。
(三)通知的寫作要求
1、通知是下行文,具有較強的執行性。通知事項應寫得清楚明白,易於執行,使受文單位能正確理解並準確執行。
2、通知的語言要求準確。當通知對象為平級時,應注意緩和語氣,用告知性語言。
3、注意轉發性通知和批轉性通知的區別。轉發性通知一般是在轉達上級機關、同級機關或不相隸屬機關的公文時使用;批轉性通知是批准下級機關公文,再轉發給下級機關和有關單位貫徹執行時使用
。未經“同意”或“批准”的公文不能批轉,可用“批覆”等形式處理。轉發、批轉性通知的標題要注意簡潔,避免“通知的通知的通知”標題出現。
4、會議通知應注意其時效性。根據其受文範圍,可通過報紙、電台、電視等形式發布,函送時一般應註明“會議通知”、“急件”等字樣。
四、決定
(一)決定的含義及特點
決定是行政機關對重要事項或者重大行動作出安排的指令性公文。
決定的性質決定了它只能是上級對下級機關或所屬部門使用的下行文,並且只限於對某些重大事項或重大行動作出安排,不適用於對一般具體事務性工作的安排。
(二)決定的分類
決定使用範圍較廣,根據用途不同,分為以下主要類型: