(三)通告的分類
1、周知性通告。就某一事項讓一定範圍內的人群知曉,政府機關、社會團體、企事業單位均可使用。
2、規定性通告。就某一事項作出規定,只限行政機關使用。
(四)公告和通告的寫作要求
標題。通常寫明事由、文種,重要的還要寫明發文機關。如內容簡單,有時也可只寫文種“公告”或“通告”,但儘可能寫明事由,以便閱讀和處理。
正文通常由緣由、事項、結語組成。通告緣由常用“為了……”或“根據……”的句式說明發布通告的目的、依據和原因。為了突出公告的權成性,公告緣由常要說明法律依據或者職權依據。
事項是正文的主體,要寫得簡潔明了、具體明確。若內容屬周知性,往往篇幅較短,常採用篇段合一的結構。若內容屬規定性,一般分條文寫明應當遵守的有關事項。
結語常採用“特此通告(公告)”的形式。如果開頭有“特通告(公告)如下”的用語,結尾則可省咯。有時可不寫結語。有時用提出希望或要求作結。
十一、通報
(一)通報的含義及特點
通報是用來表彰先進,批評錯誤,傳達重要指示精神或情況時使用的公文文種。
通報具有知曉性和指導性的作用,它對下級機關的指導作用重於指揮作用。通報被機關和企事業單位使用,既可下行,也可平行。有的通報還以登報、廣播、張貼等形式出現。
(二)通報的分類
按照通報的作用和使用範圍的不同,可分為三類:表揚好人好事;處理事故及批評錯誤;傳達重要精神和情況。值得注意一點的是,情況通報具有一定的指導作用,因而以領導機關使用為宜。現在有的機關辦的定期或不定期的“情況通報”即屬此類。
(三)通報的寫作要求
由於通報類型不同,寫法結構存在一定差異,一般說,由頭部、正文、尾部三部分組成。“頭部”包括標題、文號、密級、主送機關;“正文”包括原因、事項、處理意見、經驗教訓、要求及希望、號召五部分;“尾部”由落款、發文範圍、抄送、附屬檔案等組成。
標題有兩種寫法:一是公文式標題;二是新聞式雙標題,多為正題加副題,也可是眉題加正題。如果內容有所專指,要寫明主送機關;普發性的通報則可不寫主送機關,或在正文中、發至範圍中註明。
在寫通報時,選材務求真實、準確、實事求是,對事實的評議要恰如其分、掌握好分寸。要選擇典型而有普遍意義的事件或材料,這樣針對性才強,才對工作具有指導意義對民眾有教育作用。
十二、意見
意見可以用於上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程式和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權範圍內的事項，主辦部門應主動與有關部門協商，取得一致意見後方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，並與有關部門會簽後報請上級機關決定。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答覆。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。