七、函
(一)函的含義及特點
函是適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准事項，是上下級、平行和不相隸屬的機關間在日常公務聯繫中使用的一種公文文種。
函具有以下特點:
1、使用範圍廣。機關之間的日常公務聯繫,不便使用其它公文文種時都可使用函行文。
2、格式靈活,使用簡便。除了公函較為鄭重外,人們在純事務性工作聯繫時使用公務便函,這類便函不大受公文規定的嚴格限制,可用機關信箋繕寫,也可不編列發文字號,使用起來極為簡便,使用過後自行失效。
3、行文多向性。一般公文只有一個行文方向而函則既可平行,又可上行、下行,同時還可向不相隸屬機關或單位行文。
(二)函的分類
按照函的行文方向劃分,可分為去函和復函;按文面格式劃分,可分為公函和便函;按其內容和用途劃分,可分為商洽性函、詢答性函、請求批准性函。
商洽性函。在平行機關或不相隸屬機關之間相互協商或聯繫工作時使用。如商調函,聯繫參觀學習的函,查詢有關人或事的函,洽談業務來往的函等 。
詢問性函。向去函機關詢問有關問題或簡述某一涉及對方機關許可權範圍事項的處理意見,需對方機關給予答覆時使用的函。
請求批准性函。是向平級或不相隸屬的有關業務主管部門請求批准的函。
答覆性函。在答覆對方來文所詢問的問題和事項時使用,上級機關對下級機關的一般性請示往往也用答覆性函,也叫復函。
(三)函的寫作要求
公函一般由標題、主送機關、正文、發文機關、成文日期組成。便函可不用標題。去函標題可只標明“……函”。復函則應寫明“復函”。函的正文要以其用途來確定寫法。商洽性函和詢問性函的正文,應把商洽或詢問的問題(事由)等寫得清楚簡明,以便得到對方的支持幫助。請求批准性函和答覆性函正文與請示、批覆的寫法大致相同。請求批准性函結尾可寫上“請批准”、“請予審批”、“請予支持為荷”。答覆性函結尾可寫上“特此函復”、“特此批覆”、“此復”等,有的也可不用結尾語。函在寫作時應注意:主題突出,開門見山,緊扣主題,詞章嚴謹。同時應正確區分函與相關文種的界限,有些“函”與“請示”、“批覆”、“通知”、“報告”有一定交叉,但不能用“函”來代替“請示”、“批覆”。另注意便函的底稿存檔,由於便函使用起來方便,很多單位不注意留存,所以辦文時應注意底稿存檔。
八、令
(一)命令的含義及特點:
命令(或令,下同)是國家行政機關及其領導人發布的帶有強制性、領導性、指揮性要求的公文文種。主要用於發布重要的行政法規和規章,採取重大的強制性的行政措施,任免、獎懲有關人員,撤銷下級機關不適當的決定等。
命令的特點:一是具有特定的權威性和約束力。受文單位或個人,必須嚴格遵守和執行。二是講求嚴肅性。不輕易用“命令”文種,不得朝令夕改。三是有些命令時效性強。如作戰命令、搶險命令。
(二)命令的分類
從性質和內容上劃分,命令大體可分為:
1、發布性命令。是國家權力機關、行政機關和國家領導人發布法律、法規或重大行政措施的指令性公文。發布性命令一般由發布性命令正文和發布性命令附屬檔案組成。附屬檔案為所發布的法津、法規或重大行政措施。