公文，即公務文書，是指黨政機關，企事業單位和一切社會團體在處理公務過程中形成的有現行功用和特定格式的文字材料。我們今天所要講的，主要是指行政機關公文。行政機關公文（以下簡稱公文）是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的文書，通俗的講，就是我們平時所講的檔案，它是依法行政和進行公務活動的工具。
一、公文的種類與適用範圍
公文的種類主要有13個文種，包括：
命令(令) 適用於依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。 決定 適用於對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
公告 適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
通告 適用於公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。
通知 適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
通報 適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
議案 適用於各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
報告 適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問。
請示 適用於向上級機關請求指示、批准。
批覆 適用於答覆下級機關的請示事項。
意見 適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
函 適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
會議紀要 適用於記載、傳達會議情況和議定事項。
二、公文格式
公文是公務人員共同使用的處理公務的重要工具，必須有統一的格式，供大家共同遵守。
公文格式是指公文的外觀形式，由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式組成。
（一） 文面格式 公文的文面格式是公文全部書面內容的結構，不同的機關、不同類別的公文，有不同的文面格式，如黨的機關與行政機關的文面格式有所不同，但差別不大。 目前，通用公文的文面格式一般包括版頭、份號、密級與保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附屬檔案名稱、成文日期、印章、印發傳達範圍、附屬檔案、主題詞、抄送機關、印製版記等要素。
1.發文字號。即公文代號，由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成，用3號仿宋體標註於版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側排印，與右側的“簽發人”對稱。其中，發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文年度與發文順序號都只能用阿拉伯數字，發文年度要用中括弧“〔〕”而不能用圓括弧“（）”或方括弧“[ ]”，另外發文年度應標全稱，不能簡寫，例如〔XX〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分年度從1號起，按公文簽發時間的先後依次編號，不能跳號，不留空號，不隨意編號（例如“1”不編為“01”或“001”），不加“第”字。