四,各類規章制度,辦法,人事,工資資料,會議記錄,會議紀要,簡報,重要電話記錄,接待來訪記錄,上級來文,公司發文,工作計畫和工作總結以及添置設備,財產的產權資料由辦公室負責歸檔.
五,各工程項目立項,國土,規劃,設計,監理,質監及技術等圖紙文字技術資料,質量資料由投資發展部負責歸檔.
六,各類承包契約,商務契約,協定的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔並由信息中心實行電腦化管理.
七,各招商引資貸款項目申報資料,征地,拆遷批覆,國土規劃等技術,圖紙分別由投資發展部,城建資產部,項目技術部,市場行銷部等業務部門按業務分工負責歸檔.
八,歸檔資料必須符合下列要求:
①檔案材料齊全完整;
②根據檔案內容合併整理,立卷;
③根據檔案內容的歷史關係,區別保存價值,分類,整理,立卷,案卷標題簡明確切,便於保管和利用.
九,檔案資料借閱需履行登記,簽字手續,重要資料借閱需先請示分管領導.
十,由分管領導定期組織檔案責任人,業務部門組成檔案鑑定小組對超期檔案進行鑑定,提交檔案報告,並根據有關規定的酌情處置.
十一,加強檔案保管工作,做好防盜,防火,防蟲,防鼠,防潮,防高溫工作,定期檢查檔案保管工作.
保密制度
為保守公司秘密,維護公司利益,制訂本制度.
一,全體員工都有保守公司秘密的義務.在對外交往和合作中,須特別注意不泄露公司秘密,更不準出賣公司秘密.
二,公司秘密是關係公司發展和利益,在一定時間內只限一定範圍的員工知悉的事項.公司秘密包括下列秘密事項:
1,公司經營發展決策中的秘密事項;
2,人事決策中的秘密事項;
3,專有技術;
4,招標項目的標底,合作條件,貿易條件;
5,重要的契約,客戶和合作渠道;
6,公司非向公眾公開的財務情況,銀行帳戶帳號;
7,董事會或總經理確定應當保守的公司其他秘密事項.
三,屬於公司秘密的檔案,資料,應標明"秘密"字樣,由專人負責印製,收發,傳遞,保管,非經批准,不準複印,摘抄秘密檔案,資料.
四,公司秘密應根據需要,限於一定範圍的員工接觸.接觸公司秘密的員工,未經批准不準向他人泄露.非接觸公司秘密的員工,不準打聽公司秘密.
五,記載有公司秘密事項的工作筆記,持有人必須妥善保管.如有遺失,必須立即報告並採取補救措施.
六,對保守公司秘密或防止泄密有功的,予以表揚,獎勵.
違反本規定故意或過失泄露公司秘密的,視情節及危害後果予以行政處分或經濟處罰,直至予以除名.
七,檔案室,微機室等機要重地,非工作人員不得隨便進入; 工作人員更不能隨便帶人進入.
八,辦公室應定期檢查各部門的保密情況.
安全保衛制度
為維護正常的工作秩序,確保財產安全,特制訂本制度.
一,安全保衛工作,要認真落實責任制.總經理是公司安全保衛的第一責任人,應把安全保衛工作切實提上議事日程,進行研究,部署,對本公司的安全保衛工作負全責.
二,成立以總經理任組長,副總經理任副組長,各部門負責人為成員的安全保衛工作領導小組,定期檢查安全保衛工作,投資發展部主任,辦公室主任,市場行銷部主任分別是文苑小區,會議中心,售房市場的安全保衛責任人.發現問題,及時採取措施解決.