③管住現金盤存點。有些單位的日常現金盤點工作是由現金出納人員自行完成的,這種做法需要改進,至少應增加其他第三者參與盤點或監盤的內容,保證現金賬面餘額與實際庫存相符。
④管住銀行、客戶對賬點。一切貪贓枉法行為都喜歡秘密、黑暗,怕見光,怕公開。對賬就是公開,就是使雙方或多方經濟交易事項明朗化。一般而言,單位與銀行之間的對賬較有規律,按照有關規定,每月至少要核對一次。相比之下,單位與客戶之間的對賬難度要大得多。一是因為社會信用危機的普遍存在,使得逃債的行為時有發生;二是客戶分布天南地北,相隔遙遠,比較複雜,客觀上增加了對賬的難度。因此,應加強與異地和同城單位之間往來款項的核對,確保貨幣資金支付合理,回收及時、足額。
⑤管住票據及印章保管點。任何單位都應該明白一個道理,那就是:“薄薄票據,價格千金;小小印章,力重萬鈞。”因此,各單位要明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、註銷等環節的職責許可權和程式,並專設備查簿登記,防止空白票據的遺失和被盜用,並且備查簿需作會計檔案管理。同時,單位必須加強銀行預留印鑑的管理,嚴禁由一個人保管支付款項所需的全部印章。畢竟,制度約束比個人的自覺性更可靠、更有效。
⑥管住督促、檢查點。任何人或多或少都可能有些惰性,任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加強對與貨幣資金有關的人員和制度的督促檢查很有必要。對監督檢查過程中發現的問題,應當及時採取措施,加以糾正和完善。
⑦管住財會人員的任用點。財會人員要具有政治思想好、業務能力強、職業道德好的良好素質,還要具備從業資格和任職資格。同時,要建立定期換崗、輪崗制度,防止一個人在財會部門長時期做同一工作。這樣既可使財會人員學到新的業務,掌握新的知識,綜合能力進一步提高,又使常年不“挪窩”易滋生的懶散習氣和小團體勢力得以克服和抑制,還可能使一些長期隱蔽的違法犯罪活動因人事變動、新人接手而被揭示出來。
出納工作防出錯的幾個技巧
一、要注意加強對支票、發票和收據的保管
領用支票要設立備查登記簿,經單位主管財務領導審簽後,並由領用人簽章。領用現金支票要在存根聯上籤字,以防正副聯金額不符。支票存根聯上要逐項寫明金額、用途、領用人,並在備查簿上註明空白支票和支票限額。支票作廢后要按順序裝訂在憑證中。空白髮票和收據不能隨便外借,已開具金額尚待帶出收款的發票和收據,要由借用人出具借據並作登記,以便分清責任,待款收回後再結清借據。發票和收據作廢后要退回來,先作廢后重開,如果是銷貨發票退回紅沖,應該先由倉庫部門驗貨入庫後再進行退款。如果對方丟失發票和收據,要根據對方財務部門開出該款尚未報銷的證明才能補辦單據,並在證明單上註明原開發票或單據的時間、金額、號碼等內容,同時註明“原開單句作廢”字樣。
登記銀行存款日記和現金日記賬,要首先覆核憑證、支票存根、附屬檔案是否一致,然後按付出支票號碼順序排列,以便查對。摘要欄應註明經辦人、收款單位及支票號碼。支票上的印鑑,應即用即蓋,並由會計、出納二人分開保管,支票用印鑑的私人印章,只能用於蓋印支票,而不作為其他任何用途。