檔案管理已成為非常突出的問題，急需加強檔案管理人員培訓和專人負責管理制度。
建議：
為解決上述檔案管理中存在的問題，更好地發揮其應有的作用，提高城鄉個人建房規劃建設審批檔案的完整性、可查性，提出如下幾點建議：
①、各分局（所）根據工作實際確定專人負責檔案的收集與管理工作,建立檔案信息資料庫；
②、凡涉及到規劃建設審批的各個流程的相關資料（含各類圖紙），必須全部收集歸檔，特別是要加強規劃建設項目許可公示公布資料的收集，包括公示材料，現場照片等。
③、對已辦理完畢或竣工核實的各類建房審批檔案要按規定及時上報村鎮辦後移交城建檔案室，對檔案進行編號並附上清單，檔案移交時間暫定每季度移交一次（即每季度第一個月5日前）。
④、從96年至今,各分局（所）留存在村鎮辦備份且未辦理建設工程規劃許可證或未竣工規劃核實歸檔的檔案，統一由各分局(所)自行帶回重新收集整理，對今後城鄉個人建房審批檔案由各分局（所）收集整理無需再報送村鎮辦備份留檔，《個人建房項目規劃審批統計月報表》每月繼續上報村鎮辦統計留檔；
⑤、各分局（所）加強對規劃建設審批檔案借閱的管理，建立檔案借閱登記制度。本單位工作人員因工作需要借閱利用的，要進行借用與歸還登記；外單位需要查閱檔案的，一般不得帶走，確需帶走的，應徵得分局（所）領導同意，按規定登記。
⑥、查閱檔案參照縣局制定的“檔案查詢須知”，持單位介紹信（或身份證），填寫查閱檔案的申請書並寫明查閱目的、要求和範圍，經局分管領導批准，辦理登記手續後方可查閱。
⑦、檔案收回時，檔案管理員應認真核對，確保原物歸還。查閱或借閱檔案均不得塗改、損失或丟失，如需複製經批准執行。
⑧、在檔案收集管理過程中，因玩忽職守造成檔案丟失、損毀或故意偽造、塗改檔案資料造成不準確，帶來嚴重危害和重大損失的，嚴肅追究當事人的責任。
2、基層分局（所）實施統一發證情況（現5個所還未設立審批視窗與發證崗位，即：萬全所、宋埠所、麻步所、錢倉所、順溪所）。
我局現有分局（所）12個，分別為昆陽、敖江、水頭三個分局，肖江、鄭樓、宋埠、錢倉、麻步、騰蛟、山門、南雁、順溪九個所，日常主要負責縣域各鎮（鄉）城鄉規劃個人建房審批、批後管理及違法違章建設查處等工作，在建房審批工作方面能夠自行承擔發證的已有7個分局（所）設定審批視窗或發證崗位，另外5個管理所（萬全所、宋埠所、麻步所、錢倉所、順溪所）目前還未設立審批視窗或專門的發證崗位，審批辦證還得上報縣局村鎮辦統一製做，特別我縣西部偏遠鎮（鄉）（順溪所）目前還尚未配備交通工具，來迴路途較遠辦事極不方便。
建議：
為了方便民眾辦事和查閱辦證信息資料提供便利，在該5個所辦公地點增設審批視窗或專人負責發證崗位，統一審批辦理髮證，樹立便民服務的新形象，如遇辦理髮證等問題可以及時諮詢村鎮辦與其他分局（所）。
三、建設項目（公建與私建）資料共享問題
縣局機關科室與基層分局（所）缺少溝通，因分工管理關係機關科室管“公建項目”，分局（所）管“私人建房項目”，作為一種管理手段區分明確並無不妥，但若不能及時做到資源共享、信息互通，將不可避免的出現推諉扯皮、甚至出現“公建項目”、“私建項目”用地交叉打架的現象，直接造成我局的形象：