集團檔案管理制度 篇1
第一條範圍及職責
1、公司的各類規劃、年度計畫、統計資料、財務審計資料、員工工資資料、經營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的檔案,均列入檔案管理範圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;
2.2人事行政部:各類重要檔案及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3策劃部:各類行銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;
2.4信息部:部門管理制度、網路建設實施方案、內部信息管理系統方案、配送中心設計方案等;
2.5商場
2.6招商部:
2.7學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。
3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質、檔案管理要求分檔歸存並接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,製作報表上報主管領導,對於公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人複製、收集後統一管理。
第二條借閱
1、公司各部門主管級以上幹部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續。其他人員須報分管領導批准後方可辦理查閱手續。
2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批准後方可辦理借閱手續。
3、借閱檔案,嚴禁隨意塗改、翻抄、轉借、遺失;如因工作需要摘錄或複製,須報分管領導批准。
4、檔案借閱人須在規定時間內歸還檔案。
第三條銷毀
1、任何部門、個人未經公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規定需銷毀檔案,凡屬密級的重要資料須呈總經理批准後方可銷毀;一般性檔案資料,須經部門領導批准。
3、凡經批准銷毀的`檔案資料,銷毀前須由經辦人、監銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,並將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經辦人、監銷人應保證所要求銷毀的檔案、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條其它
1、本制度由人事行政部制定,經總經理批准後執行。
2、本制度的解答權歸人事行政部。
集團檔案管理制度 篇2
第一章總則
第一條為加強集團公司建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案的完整、準確、系統,根據《中華人民共和國國檔案法》及有關規定,結合公司實際情況,制定本管理制度。
第二條本規定適用於集團公司及所屬企業項目建設與使用全過程中的檔案管理工作。
第三條項目檔案是項目建設、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
第二章項目檔案管理職責
第四條集團公司成立項目檔案工作管理機構,配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網路。落實項目檔案工作所需經費;堅持“四同時”管理,即下達項目任務的同時下達歸檔要求,檢查工程進度的同時檢查檔案形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準確、系統情況,上報項目評優和有關人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。
第五條項目檔案工作管理機構和人員的主要職責:
(一)建立健全項目檔案工作各項規章制度;
(二)收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設同步進行,維護項目檔案的完整、準確、系統;
(三)對勘察、設計、施工、監理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進行監督指導;
(四)檔案人員應當忠於職守,遵守紀律,參加檔案專業培訓,具有專業技術技能。
第六條項目勘察、設計、施工、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據相關要求,完成各自職責範圍與契約規定的項目檔案資料的編制、整理、歸檔工作。
第三章項目檔案的管理
第七條集團公司與各承包單位簽訂的項目承包契約,應按照檔案管理有關規定與標準,明確項目檔案資料的歸檔、整理、移交等工作要求。
第八條實行總承包的項目,各分包單位負責收集、整理分包範圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料,並提交集團企業;分別向幾個單位發包的項目,各承包單位負責收集、整理所承包範圍內的項目檔案資料,項目竣工時,由集團企業或由集團企業委託一個承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料。
第九條歸檔的項目檔案材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。
第十條集團企業應採取拍照、錄像等方式,將項目開發建設前後的新舊面貌和開發建設過程進行記錄,製作、形成音像檔案,及時歸檔保存。
第十一條存放項目檔案的庫房應符合《檔案館建築設計規範》的基本要求,採取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。
第十二條集團公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全並切實落實相關規範、標準和規章制度,確保其真實、完整和有效。
第四章項目檔案的登記和驗收
第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續建、收尾和竣工試生產的建設項目,應及時做好檔案登記工作。
第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的建設項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。
第十五條申請項目檔案驗收應具備下列條件:
(一)項目主體工程和輔助設施已按照設計建成,能滿足生產或使用的需要;
(二)項目試運行指標考核合格或者達到設計能力;
(三)完成了項目建設全過程檔案材料的收集、整理與歸檔工作;
(四)基本完成了項目檔案的`分類、組卷、編目等整理工作。
第十六條項目檔案驗收前,由集團企業組織項目勘察、設計、施工、工程監理負責人以及有關人員進行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內容包括:
(一)項目建設及項目檔案管理概況;
(二)保證項目檔案的完整、準確、系統所採取的控制措施;
(三)項目檔案材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質量狀況;
(四)檔案在項目建設、管理、試運行中的作用;
(五)存在的問題及解決措施。
第十七條凡檔案驗收不合格的建設項目,應限期於項目整體竣工驗收前對存在的問題進行整改,並負責複查工作。造成檔案損失的,應依法追究有關單位及人員的責任。
第五章項目檔案的移交
第十八條項目整體竣工驗收後三個月內,建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續,明確移交檔案的內容、數量等,並有完備的清點、簽字等交接手續;建設單位轉為生產單位的,按企業檔案管理要求辦理。
第六章附則
第十九條本制度由集團公司負責解釋。
第二十條本制度自下發之日起施行。
集團檔案管理制度 篇3
一、檔案管理人員要認真學習《保密法》，遵循保密工作制度，不準以任何藉口和形式向無關人員泄露和談論涉及國家和單位秘密事項的檔案檔案內容。
二、劃分密級的檔案資料單獨組建保管單位，嚴格管理，控制使用，未經單位領導批准，不得提供利用。
三、按照國家有關規定及時處理檔案降密、解密工作。
四、銷毀保密檔案材料，必須嚴格履行批准手續，防止銷毀過程中出現失泄密現象。
五、檔案庫房為單位機要重地，非檔案管理人員未經檔案主管領導批准不得進入。確需進入，需經批准和嚴格登記，並由檔案管理人員陪同。