小區檔案管理制度

小區檔案管理制度 篇1

1整體檔案管理

檔案資料的建立應與今後的創優結合起來,按照《全國優秀示範小區評分標準》的分類標準建立檔案資料。

第一節基礎管理資料

1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

1)工程規劃許可證

2)施工許可證

3)工程總平面圖

4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

5)國有土地使用證

2.辦理接管驗收手續

1)委託物業管理契約

2)工程建設施工建檔移交清單

⑴幢建施、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(複印件);

3)商品房質量保證書

4)房屋移交驗收資料

5)設施設備移交清單及檔案資料

3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理

1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)

2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

3)物管企業資質證書

4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)

5)上級批文(檔案)

4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理契約,雙方的責、權、利分明

1)物業委託管理契約

2)前期物業管理方案

3)物業移交及實施意見

5.購房人與物業管理企業簽定物業管理契約,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的'前期物業管理服務契約為份。(檔案櫃放置於)

6.建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定

1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

a)代管維修資金的使用範圍

b)代管維修資金的來源和籌集方法

c)代管維修資金的管理與使用辦法

d)代管維修資金的移交

7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善

1)房屋使用說明書

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶門衛管理制度

⑷機動車停車場管理制度

⑸非機動車管理制度

⑹裝修管理規定

3)政府有關檔案

8.業主委員會按規定程式成立,並按規章制度履行職責

1)業主委員會籌備工作資料

⑴關於組建業主委員會實施方案

⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)

⑶業主委員會章程

9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案,並經業主委員會同意

1)創優規劃

2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)

3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料

10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準並指定具體的落實措施和考核標準。

1)員工手冊

2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規範

3)部門職責

⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

⑵員工手冊

⑶管理中心職責

⑷財務部職責

⑸護衛部內務條令、崗位職責

4)部門工作程式、操作程式

⑴財務部管理制度

⑵客戶服務中心工作程式

⑶工程部設備運行維修工作程式

⑷消防工作管理制度

⑸各種應急處理方案

a、火警、火災應急方案

b、停電應急方案

c、護衛部突發事件處理措施

5)管理中心綜合管理制度

⑴值班制度

⑵回訪制度

⑶檔案管理制度

⑷原始記錄、資料管理制度

6)管理人員、員工考評細則

⑴管理人員考核細則

⑵財務管理人員考核細則

⑶維修人員考核細則

⑷清潔、綠化人員考核細則

⑸護衛員考核細則

⑹護衛部崗位目標管理考核辦法

7)護衛部培訓日程、訓練記錄

8)護衛知識考試資料

9)管理中心原始記錄資料

⑴門崗值班記錄

⑵監控中心值班記錄

⑶緊急情況記錄

⑷停車場車輛進出原始記錄

⑸房屋裝修管理記錄

⑹裝飾裝修申請書、責任書

⑺值班記錄

⑻回訪記錄

⑼維修派工單

⑽住戶檔案

⑾維修員值班記錄

⑿設施設備巡查保養等記錄

11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗,員工統一著工裝、佩帶明顯標誌,工作規範,作風嚴謹。

1)管理中心管理幹部學歷、職稱、上崗證複印件

2)管理中心專業技術人員資格證、操作證

3)護衛員上崗證

4)員工勞動契約

12.套用計算機智慧型化設備等現代化管理手段,提高管理效率。

1)小區住戶基本資料(備份資料夾類)

2)小區物業基本資料

3)辦公文案

4)各類管理制度、資料夾

⑴護衛類

⑵財務類

⑶管理類

⑷保潔類

⑸經營類

⑹人事類

⑺業主委員會

⑻運行維修表

5)住戶費用繳費統計資料

13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定,至少半年公開一次物業服務費用收支情況。

1)年月--財務收支報告

2)向住戶公布費用收支情況,資料

照片

3)物業管理費用標準批覆

4)繳費通知單存根

14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

1)總平面圖

2)共用設施設備及配電系統

3)可視對講、監控系統

4)消防系統

5)背景音樂系統

6)光纖電視系統

7)辦公用設備

8)各種警示牌、標識卡

15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。

1)住戶檔案

2)商業用房業主檔案(含用戶)

16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋並及時處理,有回訪制度和記錄。

1)值班制度

2)回訪制度

3)管理人員值班記錄

4)維修工單存根及回單

5)設備巡查記錄

6)護衛門崗值班記錄

7)主動徵求業主對物業管理服務的意見和建議

17.定期向住戶發放物業管理服務工作徵求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

1)《客戶意見徵詢表》

18.建立並落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,並有回訪記錄。

1)物管中心工作程式(見工作守則)

2)設備運行維修工作程式(見工作守則)

小區檔案管理制度 篇2

一、認真學習貫徹國家檔案工作法律、法規，建立健全機關檔案工作制度。

二、收集、整理和保管本機關在工作中形成的各門類檔案、資料，監督和指導機關各科室的立卷、歸檔工作。

三、熟悉所保管檔案情況，編制適用的檢索工具，及時準確的提供檔案、資料，為領導決策和審計工作服務。

四、維護檔案的完整和安全，負責檔案資料的保護和修復工作。

五、對檔案的收集、移交、保管、利用情況進行統計，準確編制檔案工作情況統計表，及時上報檔案部門。

六、按照有關規定對保管的檔案定期鑑定和銷毀，並向縣檔案館做好檔案移交工作。

小區檔案管理制度 篇3

1、檔案統計工作是以檔案工作中超多的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，帶給科學的依據。

3、統計資料。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等狀況的基本統計和其他專門統計。

4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展狀況進行統計調查、統計分析、帶給資料，實行統計監督。

5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的.組織與管理現狀的統計。

6、統計方法。檔案統計工作，務必把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

7、按期統計。平時務必用心收集資料，做好單項的統計；半年務必做好各項工作的初步統計；年終務必進行全面的系統的統計。

8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。

檔案庫房管理制度

1、檔案保管工作，是採用必須的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。

3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。

5、庫房要持續溫度在攝氏14－24°C，相對濕度在45－60％之內；持續清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每一天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裡不準吸菸。

檔案銷毀制度

1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。

2、檔案銷毀，務必按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑑定。

3、經過鑑定確需銷毀的檔案，務必寫出銷毀檔案資料分析報告，列出檔案銷毀清冊。

4、檔案銷毀，務必嚴格執行審批制度，履行批准手續。

5、批准銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀並簽名蓋章。

6、檔案的銷毀，務必在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷毀”。