採購控制管理制度 篇1
物業管理處採購控制程式
1.目的
對物資採購的申請、計畫的編制、審批等過程制定相應程式,確保採購物資符合規定要求。
2.適用範圍
適用於物業管理處提供服務所需物資的採購,其他物資(如辦公用品)的採購可參照執行。
3.術語(略)
4.職責
4.1提出採購的部門制定《採購計畫》和其他採購檔案,由部門負責人審核報公司批准。
4.2經批准後的《採購計畫》發至財務部,由財務部負責實施採購。
5.工作程式
5.1物資的採購
5.1.1計畫性採購
a.財務部庫管員根據物資庫存情況,做出下月補充物資採購計畫。
b.各部門主管每月下旬制定下個月的物資採購計畫,說明物資的名稱、型號、規格、數量等(如有特殊要求,須說明)。
c.採購計畫經部門負責人審核後,報經理批准,各部門將批准後的《採購計畫》交給財務部,由財務部採購人員在合格供方處進行採購。
5.1.2零星採購
a.公司零星採購是指在物業管理活動中少量隨時採購的物品。
b.各部門需要零星物資和計畫外的物資時,先填寫《申購單》,說明物品的名稱、型號、規格、數量、用途等(如有特殊要求,須註明)。《申購單》經部門負責人審核,經理批准。
c.申請部門將批准後的《申購單》交財務部,財務部安排採購人員進行採購。
d.採購人員一般在合格供方處進行採購,如有急需等特殊情況,經物業管理公司總經理批准後也可在其它供應商處對實物質量進行驗證後購買。
5.2供方的選擇按《供方評價和選擇程式》執行。
5.3採購物資的驗證。
5.3.1財務部庫管員依據審批後的《申購單》或《採購計畫》對所採購回來的物資進行入庫檢驗。工程部專業技術人員參與工程設備.材料及工具的質量驗收。
5.3.2驗證根據情況採用核對數量、外觀檢查和合格證檢查等方式進行。對涉及安全性能的產品如電器類、水絕緣材料類、標準件類暖器材、消防用具類、化工原料類必須要有合格證;對小五金類、其他雜項類應核對規格、型號和數量與採購檔案是否一致,外觀和包裝有無破損等。
5.3.3由庫管員對物資驗證結果進行記錄,《物品驗證記錄表》驗證欄簽名確認並保存,參與驗收的工程部專業技術人員也應簽名。對驗證中發現的不合格品按《不合格控制程式》執行。
5.4採購人員在進行採購時,將採購物資的時間、供方登記在計畫表或《申購單》相應欄目內。
5.5採購回來的物資交倉管員辦理入庫手續並作記錄。
6.相關檔案和記錄
6.1《供方評價和選擇程式》
6.2《採購計畫》
6.3《申購單》
6.4《物品驗證記錄表》
採購控制管理制度 篇2
購物中心物質採購控制管理規程
1.目的和適用範圍
1.1目的
通過對原材料、輔助材料、外購、外協物資的採購進行控制,以確保所採購的物資符合採購檔案規定的要求。
2適用範圍
本程式適用於本公司物業管理服務所用的原輔材料、外購、外協產品的採購管理工作。其它物資(如辦公用品)的採購可參照執行。
3.職責
3.1請購部門提出採購標準及技術要求,各職能部門負責對採購檔案的技術要求審核,並負責對採購物資進行驗證。
3.2總經辦負責採購物資的談判、簽約、實施、組織對供方進行評價和控制。
3.3管理處協助對供方的評定。
3.4總經理負責採購檔案的審批。
4.工作程式
4.1本公司根據所採購物資對物業管理活動及加工的產品質量影響程度,將所採購的物資分為三類:即a類,關鍵物資;b類,重要物資;c類,一般物資。因此,根據供方的重要程度,對供方進行管理。
4.2供方的評價和控制(執行gepm/qr07-01-20xx)
4.2.1a類物資供方的評價採用以下條款之一進行。
4.2.1.1供方須具有產品質量認證證書或質量體系認證證書、列入生產許可
證發證目錄的應有生產許可證,並對其歷史業績和市場信譽進行評價。市政公用部門的專營(專供)物資在簽署'供用協定'後視為評價合格。
4.2.1.2對長期合作的供方由總經辦會同各職能部門及管理處對其產品在本公司的歷史使用情況及驗證實績進行評價。
4.1.2.3應適當評價供方的財務狀況及技術支持能力。
4.2.2b類物資供方的評價
4.2.2.1產品必須有質保書或合格證,產品實行三包。
4.2.2.2各部門通過對其產品的檢驗結果,統計近期3個月的質量記錄,依據
合格率情況進行評價。
4.2.3c類物資採用同類產品比較。供方統計近期的產品質量記錄,依據合格率進行評價。
4.2.4供方評審後,由總經辦填寫《供方評審記錄》並附上相應的資料,對符合要求的,由總經辦經理填寫結論,將其編入《合格供方一覽表》,經總經理批准後,定為合格供方,作為本公司的採購點,同時通知到各職能部門及管理處。
對本公司貫標之前簽署的目前仍屬有效的購貨契約,由總經辦負責對供貨方進行一次補充評審,符合要求並經批准的,可列為合格供方。契約期滿後,需重新進行新一輪的評審。
4.2.5對供方的控制
4.2.5.1總經辦負責建立供方質量檔案,包括供方調查評價表,質量歷史實績,生產能力,交貨能力和信譽記錄。
4.2.5.2由管理者代表會同財務部及各職能部門組成考核小組,每年一次(不超過12個月)對供方進行重新審核,並填寫《公司供方質量保證能力(現場)調查表》、《供方歷次信譽記錄表》。
4.3本公司委外發包檔案包括維保契約、委外服務契約及附屬檔案、圖紙等。
4.3.1委外發包檔案必須註明委外項目名稱、內容、技術要求、質量要求、數量等內容。特殊情況要附實物、圖樣、規範、等級和有關標準等。
4.3.2委外發包檔案由各部門填寫,部門經理簽字,分管副總審批,總經理批准。
4.3.4委外發包檔案應由接受服務的職能部門登記、保管、存檔。
4.4採購信息及檔案
本公司採購檔案包括採購計畫、採購契約、採購申請單、實物樣品及圖紙等。
4.4.1採購計畫應註明所採購物品名稱、型號規格、數量、技術要求等內容,規範、類別、等級和有關標準等內容,特殊情況的要附實物、圖樣、標識、類別、等級和有關標準等項目。適當時應包括:產品採購批准的要求;對產品的驗收要求;適當的質量管理體系要求和其它要求等。
4.4.2對臨時性不能在合格供方所採購的物資或某種按採購檔案規定無法購到的以及可用代用品的物資,必須由申購部門填寫《應急(代用)材料採購審批單》,註明應急代用品的名稱和技術質量規定等,經申購部門經理簽字並報總經理批准後可由各申購部門採購(一次有效)。緊急c類物資允許申購部門直接採購,補辦手續。每月底將本月本部門應急(代用)採購的物資清單交總經辦分析適當調整計畫並存檔。
4.4.3採購申請應由申報部門填寫,部門經理簽字,職能部門對採購要求是否適宜和充分進行審核,分管領導審批,總經理批准。
4.4.4採購檔案應由財務部登記、保管、存檔。
4.5採購程式
4.5.1計畫性採購
4.5.1.1倉管員根據物資庫存情況,做出下月補充物資採購計畫。
4.5.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資採購計畫,說明物資的名稱、型號、規格、數量等(如有特殊要求需說明)。
4.5.1.3各部門(處)將月份物資採購計畫交相關部門經理審核後,分管領導審批後,於每月的25日前報總經辦,由總經辦經理審核後匯總填寫《採購計畫審批單》同意報總經理批准。
4.5.1.4總經辦根據批准後的採購計畫組織採購。(在規定的供方內採購)
4.5.1.5零星採購
4.5.2.1各部門需要零星物資和計畫外的物資時,先填寫《月物資採購計畫清單》壽命物資的名稱、型號、規格、數量、用途等。(如有特殊需求需說明)
4.5.2.2《月物資採購計畫清單》由各部門主管確認後按4.5.1.3和4.5.1.4的規定進行採購。
4.5.2.3如有急需等特殊情況,經管理處經理同意,總經理批准後也可對其它供方實物質量進行驗證後購買。
4.6採購物資的驗證見物資的驗證、入庫、保管、領用管理規程。
5.質量記錄表格
qr/sh-01-25供方評審記錄表
qr/sh-01-26合格供方一覽表
qr/sh-01-27應急(代用)材料採購審批單
qr/sh-01-28採購計畫審批單
採購控制管理制度 篇3
物業管理公司質量體系檔案:採購控制程式
1.0目的
確保採購的物資符合規定的要求,以保證公司利益。
2.0適用範圍
2.1物業管理所需要的物資(如工程保養、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保全用的物資等)的採購活動。
2.2內部管理用、辦公室用的採購活動也可參照實行。
3.0職責
3.1提出採購要求的部門負責制定採購計畫。
3.2物業管理公司經理負責審核採購計畫及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據許可權審批採購計畫。
4.0程式
4.1物資的採購
4.1.1各部門負責人根據下月的物資預計用量並結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資採購計畫,說明物資的品種名稱、型號、規格、數量、單價等(如有特殊要求,須說明)。採購計畫也可以《採購申請單》提出。
4.1.2各部門將月份物資採購計畫交各管理處主任或部門主管審批,必要時應經公司經理審批,具體執行參見《物業公司財務管理制度》。
4.1.3單項金額在20xx元以上的應簽署契約、協定並經評審,參見《採購與分包契約協定簽定程式的有關規定》。
4.1.4各部門將批准後的採購計畫交負責採購的人員,由其在合格供應商處進行採購。嚴格在計畫範圍內組織採購和安排開支。
4.1.5如因特殊情況需追加計畫開支或超計畫開支的應由各部門提出追加申請,並詳細說明原因,並按4.1.2各款執行,填寫《採購申請單》。
4.1.6對常用物資、貴重物資,採購人員應在合格供應商處進行採購,如有急需等特殊情況,經部門主管或管理處主任批准後可在其他供應商處購買。
4.1.7各部門在支付費用及採購物資前需借款時,由經辦人填寫《借款單》,財務部根據相關契約、協定或計畫審核後,按《物業公司財務管理制度》辦理借款。
4.2供應商的選擇
在採購物資時要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進行採購活動,按《分供方管理程式》和《工程發包、採購、外協加工的詢價制度》。
4.3採購回來的物資由提出採購計畫的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續並留下記錄,入庫檢驗執行《進貨檢驗程式》。
4.4採購資料的控制
4.4.1採購資料如有政府、地方法規關於建築物業方面的規定用料要嚴格依照執行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2對經常要採購的物資如涉及圖樣,規格,樣板時,要經過審批和批准確保依照這些資料正確購入物資,對外協加工及製作的產品,其圖紙要求必須要經工程部的認可,確保符合要求才能發出。這些資料作為驗收的依據。
4.4.3對以上的採購資料要有準確的標識方法,如採購定單,分承包方的工程契約的編號。所簽契約應在《契約、協定收文登記目錄》上有記載。
4.4.4對服務項目的分承包方契約須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。
4.4.5服務項目的分承包方契約由公司的法人代表或其授權人員簽訂後實施。
4.5對提供服務方面的供應商對其過程監控參見《工程發包、採購、外協加工的詢價制度》。
4.6為確保採購的物資不受人為的影響,採購員應由各管理處主任或部門主管指定,並應遵守《員工手冊》及公司其它檔案的相關規定。
5.0相關檔案
5.1《分供方管理程式》
5.2《進貨檢驗程式》
5.3《工程發包、採購、外協加工的詢價制度》
5.4《採購與分包契約協定簽定程式的有關規定》
6.0 相關記錄
6.1《採購申請單》
6.2《借款單》
6.3《契約、協定收文登記目錄》
7.0 附錄
7.1《員工手冊》
7.2《物業公司財務管理制度》
採購控制管理制度 篇4
公司程式檔案版號: a
修改號: 0
5.1物業管理物品採購控制程式頁碼: 1/3
1.目的:
確保採購的物品符合質量要求。
2.適用範圍:
適用於公司各部門對物業管理服務相關物品的採購。
3.引用檔案:
3.1質量手冊第4.6、4.10、4.13章
3.2 is09002標準第4.6、4.10、4.13章
4.職責:
4.1公司各部門職責:
4.1.1各部門應設專人負責編制本部門相關物業管理項目所需物品的購置計畫。
4.1.2各部門主任負責本部門物品購置計畫的核定。
4.1.3管理者副代表負責物品購置計畫的審核,公司副總經理負責物品購置計畫的審批。
4.1.4經副總經理審批後的物品購置計畫由綜合辦公室主任負責實施。
4.1.5綜合辦公室主任負責購置物品檢查、驗收、入庫登記。
4.2工程維修部的職責:
4.2.1工程維修部負責物業分承包商施工材料及日常維修材料採購計畫的審核。
4.2.2當住戶發現分承包商提供的日常維修材料存在質量問題或材料不足時,工程維修部應對分承包商所購物品和庫存進行驗證,並對其發出《整改通知書》。
5.工作程式:
5.1物品的購置計畫由各部門根據本部門相關物業管理項目實際需要,編寫《物品採購計畫報批表》。
5.2購置計畫要明確產品的名稱、規格、型號、數量、購置用途與時間要求,有特釋要求的應註明。
5.3購置計畫編寫完成後交部門領導進行核定,經部門領導核定後,交管理者副代表審核,並由副總經理審批。
5.4經副總經理審批後的購置計畫,由綜合辦公室主任負責實施。
5.5綜合辦公室主任對審批後的購置計畫應委託辦事員負責實施。
5.6辦事員根據各部門的購置計畫,要進行分類匯總,制定採購計畫,採購計畫應結合實際,以免造成資金的浪費。
5.7對物品採購的要求:
5.7.1辦事員在進行採購時,應從《合格供應商名單》中選擇供應商,並根據各部門提供購置計畫的時間要求,分輕重緩急,有計畫地進行,以確保物品的及時供應。
5.7.2工程維修部應建議物業分承包商對用量較大、數量較多且長年經常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要採用國家定點生產廠家或專業生產廠家生產的產品,以確保產品的使用壽命和使用安全。
5.7.3對各專業有特殊要求的物品,辦事員要會同專業技術人員共同去選購,以避免使用的困難。
5.8對物品的驗收:
5.8.1物品到貨後,綜合辦公室主任根據採購計畫逐一進行清點檢查、驗收入庫,並登記《入庫登記表》中。
5.8.2物業分承包商購置的與物業管理相關的所需品,應與工程維修部共同驗收,並將驗收結果報工程維修部歸檔。
5.8.3對各專業有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應會同專業技術人員共同驗收,並在《入庫登記表》中註明驗收結果。
5.9對不合格產品的處理:
5.9.1經辦事員採購的物品,在進行檢查驗收時,發現產品質量或規格型號不符合要求,或產品質量有問題,放到指定區域並在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進行更換,已更換仍不符合要求或質量的產品,要提出退貨,以避免造成經濟損失。
5.9.2物業分承包商採購的物品,工程維修部主任負責審查材料月計
劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質量要求。
5.9.3對提供不合格產品的生產廠家或物品供應商,要進行調整,好中選優,以確定長期合作供應商。
6.支持性檔案與質量記錄:
6.1《合格供應商名單》 ej-qr-qp5.2-01
6.2《物品採購計畫報批表》 ej-qr-qp5.1-01
6.3《入庫登記表》&n
採購控制管理制度 篇5
物業管理手冊:採購控制程式
1、目的
對採購過程和供方進行控制,確保所採購的產品和供方提供的服務符合規定要求。
2、適用範圍
適用於對服務所需的物資採購和對供方的選擇、評價和控制。
3、職責
3.1各部門負責本部門所需採購計畫的編制及對供方提供的產品進行監督、反饋。
3.2管理部負責採購計畫的審核、落實,採購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。
3.3工程部負責服務設施、設備採購計畫的審核工作。
3.4總經理負責採購計畫的審批工作。
4、程式
4.1評價範圍
4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。
4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛生潔具、電料等的供方需進行評價。
4.1.3對服務質量影響極小的`零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現場、簡單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。
4.2評價方式
4.2.1對產品資料的獲取
4.2.1.1生產廠家不在本地的,由管理部採取信函的方式或到本地的批發商店、專賣店,調查物資的生產廠家、營業執照、規格型號、合格證、質量標準及認證情況等。
4.2.1.2生產廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質量按契約要求進行控制。
4.2.2對供方的評價方法
4.2.2.1對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調查供方的營業執照、
產品認證、供貨能力、產品規格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質量、環境保證能力調查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務產品”的供方由管理部調查其營業執照、企業簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。
4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、採購人員在採購現場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。
4.2.4對評價合格的產品和供方,報總經理審批同意後,可列入《採購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對於屬4.1.1、4.1.2範圍,而又未列入《採購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據使用情況進行評審。
4.3.1此類物資的採購應根據實際使用量進行最小採購,發生質量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內各使用部門根據使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結束後,管理部依據《物資質量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關規定進行評審。評審合格,由總經理簽署意見,列入《採購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業績考核,其依據為雙方的供貨協定及國家有關技術標準。考核方法為:物資使用部門,對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價。考核標準為:對同一類物資連續兩次發生質量問題的,由管理部報總經理審批取消供方資格。
4.5採購計畫的編制、審批與落實
4.5.1各部門於每月26日前編制下月採購計畫,通過辦公平台以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據《合格供方名錄》和《採購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數量和價格審核,報總經理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據總經理批示,通過辦公平台以公文形式發至財務部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對採購計畫的落實工作,並通報採購情況。
4.6管理部應保存有關採購產品的規格、型號、等級及相應的國家標準、行業標準或企
業標準等資料。各部門在編制採購計畫時,應列出採購產品的規格、型號、技術參數。管理部負責有關資料的收集,對採購中發生的契約,在採購結束後,由管理部統一保存。
4.7採購產品的驗證
4.7.1零星維修配件的採購由採購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由採購人員在現場進行驗證;如不需要,則在產品使用過程中由使用部門進行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質部、物業服務中心按照委託契約的約定進行監督、考核。
5、相關檔案
5.1《相關記錄控制程式》
5.2《綠化服務委託契約》
5.3《垃圾清運服務契約》
6、相關記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《採購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《採購計畫》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質量、環境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006
採購控制管理制度 篇6
項目管理處物資的採購控制程式
1.0目的
對物資採購的申請、計畫的編制、審批等過程制定相應程式,確保採購物資符合規定要求。
2.0適用範圍
適用於管理處提供服務活動所需物資的採購。其他物資(如辦公用品)的採購可參照執行。
3.0職責
3.1提出採購的部門制定《採購計畫》和其他採購檔案,由部門負責人或分管領導審核後報公司批准。
3.2提出採購的部門負責實施採購。
4.0工作程式
4.1物資的採購
4.1.1計畫性採購
4.1.1.1倉管員根據物資庫存情況,作出下月補充物資採購計畫。
4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資採購計畫,說明物資的名稱、型號、規格、數量等(如有特殊要求,須說明)。
4.1.1.3各部門將月份物資採購計畫交本部門經理審核後,報公司總經理批准。
4.1.1.4各部門將批准後的採購計畫交負責採購的人員由其在合格供應商處進行採購。
4.1.2零星採購
4.1.2.1各部門需要零星物資和計畫外的物資時,先填寫《請購單》,說明物資的名稱、型號、規格、數量、用途等(如有特殊要求,須註明)。
4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認後按公司的有關規定執行審批和報批手續後交負責採購的人員。
4.1.2.3採購人員一般在合格供應商處進行採購,如有急需等特殊情況,根據物品價值可由部門負責人或總經理批准後也可在其他供應商處對實物質量進行驗證合格購買。
4.2供應商的選擇
見《分供方的選擇和評審程式》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程式》。
4.4採購人員在進行採購時,將採購物資的時間、供應商登記在計畫表或《請購單》相應欄目內。
4.5採購回來的物資交倉管員辦理入庫手續並作出記錄。
5.0相關檔案
5.1《分供方的選擇和評審程式》
5.2《進貨檢驗程式》
5.3《採購計畫》
5.4《請購單》