正式會議通常用長方形或橢圓的桌子。雙方相對而坐。主談人坐在正中間，他的兩側為各自的代表團成員。譯員通常坐在主談人的右側，也有的國家坐在後邊。如以會議室的正門為準，通常主方占背門一側或左邊一側。客面向正門或在右邊一側。
正式會談，在會揚掛兩國國旗或在會談桌上放置雙方小國旗。在每個人的位置上放置座位卡。並放一些紙、筆以及水杯和礦泉水。如會談時間過長，可在休息時，上咖啡、茶及小點心等。
如會談規模較大，可放置無線的擴音器。
如會談參加者只有少數人，亦可考慮不用長桌，而只用沙發。座位排列可參照會見的辦法。
主人一方應先到達會見、會談場所，並在迎候客人。如安排合影，則在雙方見面後先合影，然後入座。會見、會談結束後，主人送客到門口告別。
雙方合影，事先應排好合影圖。合影圖一般由主人居中，以右為上，主客雙方間隔排列。如人數眾多，可排成數排，並事先準備好後排站人的梯架。攝影師要注意使所有人都攝入鏡頭，兩端最好由主方人員把邊。
領導人間的會見、會談，除雙方陪見人員和譯員、記錄員之外，其他工作人員在工作安排就緒後均應退出。如允許記者照相或採訪，也只是在談話剛開始時的幾分鐘。待正式交談開始，即應統統離去。在會談中程中，旁人不得隨意進出。
三、向紀念碑或陵墓獻花圈和植樹
國家領導人到別國進行正式訪問，日程上常常有向被訪國已故領袖、民族英雄或無名戰士的紀念碑或陵墓獻花圈的活動。國賓來我國訪問，通常是向人民英雄紀念碑獻花圈；訪問越南是謁胡志明墓；訪問緬甸是謁昂山墓；訪問巴基斯坦是謁真納墓；訪問印度是向甘地墓獻花；訪問孟加拉是向民族烈士紀念碑獻花圈；訪問埃及時，是向無名戰士紀念碑以及納賽爾和薩達待的基南花圈，等等。
向紀念碑獻花圈或謁陵，是對被訪問國人民鬥爭歷史的新生也是對該國歷史上有影響的傑出人物的敬意。實際上，也是對被訪問國人民的友好表示。因此，一般的說，只要被訪國安排，都要前往。
但是，在個別情況下，由於墓（碑）的政治歷史背景，也可能出現不宜於安排此類活動的情形。所以對墓碑的政治歷史背景事先應有所了解。例如，日本的靖國神社中供有在第二次世界大戰死的日本人的牌位，其中有對發動第二次世界大戰負有嚴重責任的戰爭罪犯牌位。日本人民為此有反對參拜神社的鬥爭，外國訪日代表團或人員當然不宜於前去此地。
各國向紀念碑或陵墓獻花圈的禮儀程式大致是：現場安排有軍樂隊和儀仗隊。代表團由主人方面的高級官員陪同。儀式開始時，樂隊秦樂，花圈由禮兵抬著走在前面。謁碑（墓）人由陪同人員陪同，隨行於後。儀仗隊分列兩旁，持槍致敬。當禮兵將花圈放置於碑前時，主獻人可上前扶一下，或者整理一下花圈上的飄帶。然後稍退幾步，肅立致敬。致禮畢，繞場一周。有的信仰宗教的人，還為死者祈禱。
參加儀式，一般應著素色服裝。肅立致敬時應脫帽（軍人若不脫帽應行舉手禮）。