五是嚴把校對關。凡是下發的公文，先由來文單位進行一校，再由辦文人員進行二校，之後由綜合科科長進行三校，主管領導簽字後才能付印。在檔案印刷時，委託有資質的廠家進行定點印刷，既可節省成本，又能保證檔案的質量。檔案在蓋章下發前，再由秘書科進行最後校對，如果發現錯誤，既便檔案印完了，也要重改、重印，以確保無差錯。
三、爭取重視，保證公文處理渠道暢通
處理公文經常與領導打交道，領導的重視，對於做好公文處理工作起著十分重要的作用。我們建立公文處理制度的目的：一是對領導負責，使其減輕負擔，集中精力抓好其它大事；二是對公文負責，維護其權威性，提高政令的威嚴；三是對民眾負責，使其在執行過程中暢通無阻，發揮更大的作用。對此，我市政府領導非常重視，並給予了大力支持，給秘書人員辦文帶來很多方便。凡不經辦公室登記而直接送交領導手中的公文，領導都能主動交給辦公室編號登記。領導收到一些需行文的文稿，均轉交給辦公室，按行文程式進行登記、核稿。對於辦公室提出的不宜發文的核稿意見，市領導也很理解，並幫助我們向擬稿單位進行解釋，減少了我們的壓力，確保了公文處理的規範化和制度化。同時，在資金上也給予了大力支持，在財政緊張的情況下，為文秘人員配備了電腦，安裝了寬頻網，訂了業務雜誌、書籍和光碟等，為公文處理工作提供了有效的物質保障。
近年來，我們的公文處理工作取得了一些成效，但同上級對公文處理工作的要求相比，同兄弟縣(市)區相比還有一定差距。我們將不斷努力提高公文質量和辦文效率，改進公文處理方法，不斷推進公文處理工作向規範化、制度化、科學化的目標邁進。