要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本質，具有廣泛的代表性，不是個別的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實的，也沒有使用價值。因為，報告稿所涉及的大都是社會事物，而社會事物往往是極其複雜的，其表現形式也是多方面的。要從這些表現中抽取一些片斷作為事物某一性質的例證，是不困難的，但如果這些片斷不代表事物的本質，不具有廣泛代表性時，它不僅沒有真正的說服力，相反會使人們迷惑不解，甚至會使客群誤入歧途，將偶然、個別的“表象”當作事物的本質。如果據此事制定政策，難免會使工作歸於失敗。
要注意材料的現實有效性。材料本身應對說明、解決現實問題有實際意義，以增強報告稿的說服力。時過境遷的“陳穀子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考，又無助於從中得出有力的結論。其結果只能是正確的主題得不到有效表現，問題的解決也自然受到妨礙。
（三）確立主題
報告稿的主題是指報告稿所要表達的主要問題和報告人的主張。主題就是報告稿的中心，處於支配地位。內容的安排、材料的選取、語言的運用都必須服從主題表現的需要。沒有主題或主題得不到鮮明正確的表現，這樣的報告稿是沒有效用的一紙空文。
報告稿的主題與一般文學作品的主題不盡相同。首先，文學作品的主題是隱含於作品內容中的中心思想或基本觀點，而報告稿的主題則是明白顯露直接表達出的情況、問題和作者的主張。其次，文學作品的主題的形成需要有一個“提煉”過程，即撰稿人從豐富、實際的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正確“結論”，但報告稿的主題通常不是擬稿人個人提煉出來的，而是由對問題的處理已形成意見的單位、部門領導授意的。不管主題是經調查研究、分析綜合，從事實中“引出”的，還是法律、法規所規定的，報告稿的主題必需經過對工作負有法定職責的領導認可並直接或間接授意。
在確立主題的過程中，擬稿人需要將單位部門領導者的“授意”，化原則為具體，化分散為集中，化含糊為精確，化紛論為條理，化隱含為顯露，化疏漏為嚴密。保證主題有切實的針對性，符合實際，有助於解決實際的工作問題，並便於聽報告者正確理解和有效執行。
1、報告稿擬寫中確立主題的特殊性。
從主題的產生看，它更強調“意在筆先”。儘管報告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣，都是客觀現實生活的反映，都是從材料中提煉出來的，都要經過一個萌發、形成、提煉、深化的複雜過程，但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活，不完全而且大多不是擬稿人的有感而發，它必須受領導思想的制約，有較強的客體意識。在這種情況下，擬稿人常常要根據事先擬定的主旨即寫作意圖和中心思想來組織材料。
從主題形成的過程來看，多數醞釀時間比較短，短的報告稿尤其如此。
從主題的製作方面來看，它常常是集體智慧的結晶，是民眾思維的結果，是領導、上級意圖、社會生活實際等多方面因素的融合。