缺點：不利於建立統一的分類體系；不利於信息的綜合管理與利用。
3、信息計算機輔助管理系統
信息計算機輔助管理系統是用計算機對信息編目、整理、檢索、利用和保管等工作進行輔助管理，是用計算機進行數據處理，管理模式建立在手工管理的基礎上。
信息計算機輔助管理系統的功能有：（1）利用掃描技術將信息數位化；（2）將二次文獻信息錄入到計算機內；（3）信息數據的加工處理、存儲和管理；（4）信息數據的統計；（5）信息目錄或全文的檢索；（6）根據需要快捷傳遞信息，提供利用服務，實現信息資源共享。
十五、信息存儲的特性。
十六、信息存儲的載體
1、紙質載體
2、磁性載體
光碟：從記錄信息的性能上分，光碟有隻讀式光碟、一次寫入光碟和可擦式光碟三種。
第二節擋案管理
一、電子檔案的信息存在形式分類。
二、編制檢索工具包括
1、歸檔檔案目錄
2、分類目錄
3、人名索引
4、全宗指南
三、電子檔案檢索步驟
1、建立網站
2、加工檢索信息，組織檢索資料庫
3、實現檔案信息的共享
四、檔案鑑定工作包括
1、全面分析檔案價值
2、確定檔案保管期限
根據有關規定，我國現行的檔案保管期限規定為永久、長期和短期三種。所謂永久保存，就是將檔案無限期地永遠保存下去；長期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存一般指保存15年（含15年）以下。
五、檔案鑑定工作相關知識
1、檔案鑑定工作的內容
檔案價值鑑定，是指檔案部門依據一定的原則、方法和標準，科學的判斷檔案的歷史與現實的價值，確定保管期限；並通過價值核查和質量檢查，對失去保存價值，或者內容失真和不完整的檔案，按照規定的手續進行處理的檔案業務管理活動。
2、檔案鑑定工作的意
義
檔案鑑定工作的意義主要在於以下幾個方面：第一，它是解決檔案龐雜和精煉之間的主要途徑；第二，檔案鑑定工作有利於減輕庫房和設備的負擔，緩和庫房和設備的緊張狀況，有利於集中人力、物力妥善保管價值較大的檔案。
六、檔案保管工作日常管理
1、建立庫房管理制度
2、調節溫濕度
3、檔案流動中的保護
4、安全檢查
5、庫房衛生
三級秘書
第一章商務溝通
第一節商務禮儀
一、談話的禮儀。
二、西餐的特點。
第二節接待
一、外事活動的基本原則和要求
1、不卑不亢；
2、依法辦事；
3、內外有別；
4、了解國際交往的基本禮儀。
二、禮賓次序
禮賓次序，是指國際交往中對出席活動的國家、團體、各國人士的位次按某些規則和慣例進行排列的順序。
1、按身份與職務的高低排列；
2、按來賓所在國名稱的英文字母順序排列；
3、按時間先後順序排列。
三、會見會談時的要求。
第三節溝通
一、網路溝通
1、網路溝通的定義：憑藉信息技術企業內部溝通和企業與外部環境溝通，就是網路溝通。
2、網路溝通的主體構成：（1）管理者的角色轉換；（2）員工——知識擁有者；（3）網路溝通的環境。
3、網路溝通的主要形式
內部組織溝通的網路溝通形式主要有：（1）電子郵件；（2）網路電話（IP：InternetPhone）；（3）網路傳真(InternetFacsimile)；（4）網路新聞發布。
二、網路溝通的原則、優勢與障礙
1、網路溝通的五大原則。
2、溝通媒質革命為公司溝通帶來的利益
（1）大大降低了溝通成本
（2）安全性好
3、網路溝通存在的問題。
第二章辦公室事務和管理
第一節辦公環境的管理
一、設計辦公結構和布局需要考慮的因素。
二、預防緊急情況的措施。
1、以書面形式確定的緊急情況處理程式
2、用上述緊急情況處理程式培訓所有工作人員
3、張貼顯示有關的緊急程式
4、實行緊急情況模擬演練
5、明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務和職責
6、保證配備相關的設備和資源以隨時處理緊急情況
7、保證定期檢查和更新設備
第二節辦公室事務管理
第三節辦公用品的採購和管理
一、具體選擇辦公設備和易耗供應商時可以比較：