第四節商務活動
一、大型商務活動的籌劃包括的內容。
二、大型商務活動的現場組織具體事項如下:
1、活動前的檢查
2、設立入場登記台
3、佩帶徽章、名牌
4、準備接待休息室
5、安排接待、服務人員
三、大型活動準備備選方案可能出現的問題。
四、確定商務談判班子應包括的人員:專業人員;商務人員;法律人員;管理人員。
五、談判對方是外國人時,秘書有時兼做翻譯,翻譯工作要做到:
1、談判前向主談人了解談判的內容,翻閱有關資料,向專家請教有關技術問題,熟悉並記熟技術術語。
2、翻譯要準確,不能擅自增減談話內容或攙雜個人意見,更不可不懂裝懂。
3、未經主談人同意,其他成員的談話不得進行翻譯。
4、筆譯協定要忠於原文,不許有歧義和疏忽,譯文列印好後,要認真校對,避免差錯.
六、商務談判的程式:一輪正規的商務談判應包含下面六個環節。
七、商務談判謀略。
第五章信息與檔案
第一節信息管理
一、秘書輔助決策的信息服務
1、決策前的信息超前服務
秘書超前信息服務的主要工作是:
(1)廣泛涉獵信息,調查了解情況,藉助信息發現問題、提出問題;
(2)儘可能把全面、真實、準確的信息及時提供給決策者,供其在形成決策意圖時參考;
(3)隨時把客觀實踐中湧現出來的新動向、新趨勢、新經驗、新問題,迅速提供給決策者;
(4)對所提供的信息進行必要的深加工與綜合處理,使所提供的信息有利於領導決策意圖的明晰化。
2、決策中的信息跟蹤服務
(1)利用信息確定決策目標
(2)利用信息制定決策方案
(3)利用信息選定決策方案
3、決策後的信息反饋服務
二、秘書輔助決策的信息工作內容主要有:
1、為領導準備好論證所需的翔實的信息資料,並將這些信息資料系統整理;
2、為參與方案論證的專家準備好所需的全部信息資料;
3、對各次論證會發言要點進行綜合,並將主要傾向性意見和建議列出,供抉擇;
4、對決策對象及其所處環境條件變化的信息及時分析綜合,供參考;
5、當選擇過程中任何一個層次上發現問題,都必須根據問題產生的原因與性質,及時地將信息反饋到相應層次中去,以便對決策修訂補充;
6、提供論證依據、評價標準等信息;
7、對各種決策方案提出綜合評價,為抉擇提供科學依據;
8、及時提供決策的背景、條件、目標、策略等信息。
三、秘書輔助決策的信息工作方法。
四、信息在決策中的功能
1、決策有賴於信息發現問題、提出問題
2、決策有賴於信息確定目標
3、決策有賴於信息制定方案
4、決策有賴於信息對方案進行評估、選擇
5、決策有賴於信息控制實施
五、秘書信息資源管理內容
信息資源管理就是運用管理科學的一般原理和方法,對信息活動的各種要素進行科學規劃、組織、協調、控制,確保信息資源的充分開發和合理利用。
信息資源管理有巨觀層次和微觀層次。
六、秘書信息資源管理工作
信息資源管理包括信息資源的技術管理、人文管理(信息政策、信息法律、信息道德)和經濟管理。秘書應具體做好如下信息資源管理工作:
1、建立健全信息工作規章制度
2、信息工作指導
3、信息工作計畫
4、信息工作組織協調
信息工作組織協調的內容有:
(1)合理組織信息、人員、設備等各種資源要素,實現信息工作最大效益;
(2)針對工作中心和進程,及時調整具體信息工作安排和人員配置;
(3)對整個信息資源的開發和利用活動進行協調;
(4)加強信息溝通和工作協調。
5、信息工作控制
6、提高整體信息處理能力
信息處理能力指信息的收集、組織、分析能力,涉及信息機構、人員素質、設備條件、經費狀況等因素。應提高自身素質,借鑑現代化信息管理思想,運用現代化信息技術,提高信息的整合能力。必須做到:(1)明確信息需求;(2)科學地處理信息;(3)完善信息管理系統;(4)開展信息工作培訓。
7、促進合理配置信息資源
8、為信息系統建設提供基礎支持
七、信息資源管理的特徵。
八、信息資源管理的原則
信息資源管理是一項十分複雜的管理活動,必須符合信息資源運動的客觀要求,遵循如下基本原則: