1、信息的含義
信息是事物存在方式或運動狀態的直接或間接的反映。
2、信息的特徵
（1）客觀性
（2）共享性
（3）開發性
（4）傳遞性
（5）時效性
（6）存儲性
（7）可塑性
（8）無限性
四、相關知識
按照不同的標準，信息可以劃分為多種類別：
1、按信息源的性質劃分
信息可分為自然信息和社會信息。
2、按信息的表現形式劃分
信息可分為語言信息、文字信息、聲像信息、計算機語言信息和縮微信息。
3、按信息內容所涉及的社會領域劃分
信息可分為政治信息、經濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息等。
4、按信息來源方向劃分
信息可分為橫向信息和縱向信息。橫向信息來自平行單位，縱向信息來自系統單位。
5、按信息穩定狀態劃分
信息可分為靜態信息，如資源、統計資料；動態信息、如市場信息。
6、按信息在秘書工作中的作用劃分
信息可分為預測信息、動態信息、反饋信息。
五、信息觀察法收集方法
1、優點
（1）方法簡單、靈活
（2）獲得較為客觀的第一手信息材料
（3）適用於對環境、人物、事件實際狀況的了解
2、缺點
（1）不易收集到深層次信息
（2）獲得信息量有限
（3）觀察效果受秘書觀察能力的影響
六、問卷法收集信息
由收集者向被收集對象提供問卷（精心設計的問題及表格）並請其對問卷中的問題作答而收集信息的方法。
1、優點
（1）避免主觀偏見，減少人為誤差
（2）節省時間、人力和經費，效率較高
（3）收集的信息客觀、真實
（4）收集的信息便於定量處理和分析
2、缺點
（1）問卷的回收難以保證
（2）問卷的質量難以保證
（3）要求被調查者具有一定文化水平
七、問卷法的步驟
（1）設計問卷
（2）試用和修改：問卷設計出來後，可進行小規模試用，從中發現問題，進行修改，以保證收集到高質量信息。
（3）選定問卷調查方式
（4）報刊問卷，在報紙和刊物上公布問卷；
（5）郵政問卷，通過郵局把問卷寄出，對方回答完後按指定地址寄回；
（6）傳送問卷，把問卷直接分發，對方立即填寫，調查者直接回收問卷。
（7）對信息進行統計分析
八、網路法
網路主要指以網際網路為核心的計算機通信網路，它是以資源共享為目的，使用統一的協定，通過數據通信信道將眾多
計算機互聯而成的系統。
1、優點
（1）信息時效性很強
（2）最新信息補充及時
（3）收集信息迅速、廣泛
（4）收集信息不受時間、地域的限制
（5）能收集文字圖表信息和聲像信息
2、缺點
（1）信息來源複雜，有大量未經核實的信息和信息垃圾
（2）需要掌握計算機知識
九、相關知識
1、秘書收集信息的範圍主要有：
（1）企業信息
企業概況、企業的財務資產狀況、企業的信譽與信用等級情況、企業背景信息、企業經營活動信息
（2）國際市場信息
（3）客戶信息
（4）貿易信息
（5）國際金融信息
（6）法律政策信息
（7）交際活動信息
2、秘書收集信息的渠道主要有：
（1）大眾傳播媒介渠道
（2）圖書館
（3）資料庫
（4）供應商和客戶
（5）貿易交流
（6）信息機構渠道
（7）關係渠道
（8）調查渠道
3、信息收集的原則
（1）價值原則
（2）時效性原則
（3）層次性原則
（4）針對性原則
（5）全面系統原則
第二節檔案收集
一、立卷
立卷是將單份檔案組合成案卷的工作。
1、立卷歸檔檔案範圍
（1）上級來文
（2）本單位形成的各種檔案
（3）下級報送的檔案
（4）相關檔案
二、檔案收集工作
檔案收集工作是指將分散在單位各內部工作機構的有保存價值的檔案材料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作。