3、簡潔：會議記錄不同於一份詳細報告，而是將會議進程以簡明扼要的形式表達出來。
4、準確：會議記錄應做到條理清楚，內容表述要準確無誤，不能含糊，更不能有任何內容錯誤。
四、會議秘書要積極搞好對外宣傳的工作
1、妥善處理與新聞媒體的關係。
2、注意內外有別，嚴守單位秘密。
3、在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。
4、秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報導，為領導提供參考。
5、在會議結束後，秘書要為召開記者招待會提供必須的信息資料，使會議領導者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。
五、會議保衛工作
1、會議安全保衛應包括與會的重要人員人身的安全保衛。
2、會議重要檔案的保衛。
3、會場和駐地的保衛。
4、會議的各種設備用品的保衛。
5、與會者私人貴重物品的保衛。
第三節會議的善後工作
第四節商務活動
一、常見的開放參觀活動主題。
二、安排開放參觀的內容一般包括：
1、情況介紹
2、現場觀摩
3、實物展覽
三、做好解說及接待準備
1、挑選並培訓導遊或解說人員；
2、製作並寄發請柬；
3、設立接待服務處；
4、準備特殊的參觀用品；
5、準備禮品或紀念品。
四、商務活動注意事項
1、目的明確
整個開放參觀活動，都要圍繞所確定的主題進行策劃和組織。
2、時機選擇要得當
開放參觀活動應選擇春末或秋初的時節，不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節。最好安排在有紀念意義的特殊日子。
3、處理好公開與保密的關係
要過分了參觀路線，選擇好參觀地點，儘量做到既給公眾留下坦誠的印象，又不使組織機密外泄。
4、安排好細節問題
對從策劃、組織到結束的全過程的每一個細節都要周密考慮，包括人員的具體安排、生活細節安排、資料和紀念品發放的安排、接待和陪同的安排等等。
5、精心做好展示工作
包括：場景的布置，物品的陳列，文字說明的準備，人員的準備等。
五、宴請程式。
六、宴請的形式
根據宴請的目的、出席人員的身份和人數的多少，可將宴請分為：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等
第五節商務旅行
一、商務旅行計畫的內容。
二、一份周密的旅程表主要包括內容
1、日期
2、時間
3、地點
4、交通工具
5、具體事項
6、備註
三、秘書在為上司準備差旅時應履行的職責：
1、準備旅行計畫和旅館信息；
2、為商務洽談蒐集資料；
3、決定旅行用品；
4、提供行李準備的信息；
5、安排差旅費；
6、建立自己的旅行—旅館信息資料庫。
四、制定日程安排表的要求。
五、如何撰寫出國申請。
六、出國前的準備。
七、出入境手續。
第五章信息與檔案
第一節信息管理
一、信息分類方法。
二、信息篩選方法。
三、信息校核常用的方法。
四、信息分類
信息分類就是根據信息所反映的內容性質和其他特徵的異同，分門別類地組織起來的一種科學方法。
五、信息校核範圍
信息核實的範圍包括：信息中需用的事實、觀點、數據、圖表、符號，以及時間、地點、人物等。有些信息、數據要核對查證，有些信息要試驗、計算，有些信息則要比較，以保證信息的真實、準確。對有關政策、法規、重要計畫、主要數據、典型事例的信息，秘書要認真查對出處、核實原件，地名、人名、時間、事實、數據等要準確無誤。
六、信息分類要注意的問題
遵循一定原則
1、在分類中注意科學性、系統性、邏輯性和實用性；
2、要確定分類體系，確定分類層次和各層次的分類標準；
3、要把信息歸入最符合其實際內容的類別；
4、子類之間界限要清楚，不互相交叉或包容。
七、信息篩選要注意的問題
1、剔除虛假、過時、重複雷同、缺
少實際內容的信息；
2、注意挑選對工作有指導意義、與業務活動密切相關的信息；
3、注意挑選帶有傾向性、動向性或突發性的重要信息；