秘書技能期末複習指導 第二部分工作要求

3、簡潔:會議記錄不同於一份詳細報告,而是將會議進程以簡明扼要的形式表達出來。

4、準確:會議記錄應做到條理清楚,內容表述要準確無誤,不能含糊,更不能有任何內容錯誤。

四、會議秘書要積極搞好對外宣傳的工作

1、妥善處理與新聞媒體的關係。

2、注意內外有別,嚴守單位秘密。

3、在傳遞的方式和內容選擇上應本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

4、秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報導,為領導提供參考。

5、在會議結束後,秘書要為召開記者招待會提供必須的信息資料,使會議領導者能更好地向新聞媒體介紹會議情況,回答記者的提問。

五、會議保衛工作

1、會議安全保衛應包括與會的重要人員人身的安全保衛。

2、會議重要檔案的保衛。

3、會場和駐地的保衛。

4、會議的各種設備用品的保衛。

5、與會者私人貴重物品的保衛。

第三節會議的善後工作

第四節商務活動

一、常見的開放參觀活動主題。

二、安排開放參觀的內容一般包括:

1、情況介紹

2、現場觀摩

3、實物展覽

三、做好解說及接待準備

1、挑選並培訓導遊或解說人員;

2、製作並寄發請柬

3、設立接待服務處;

4、準備特殊的參觀用品;

5、準備禮品或紀念品。

四、商務活動注意事項

1、目的明確

整個開放參觀活動,都要圍繞所確定的主題進行策劃和組織。

2、時機選擇要得當

開放參觀活動應選擇春末或秋初的時節,不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節。最好安排在有紀念意義的特殊日子。

3、處理好公開與保密的關係

要過分了參觀路線,選擇好參觀地點,儘量做到既給公眾留下坦誠的印象,又不使組織機密外泄。

4、安排好細節問題

對從策劃、組織到結束的全過程的每一個細節都要周密考慮,包括人員的具體安排、生活細節安排、資料和紀念品發放的安排、接待和陪同的安排等等。

5、精心做好展示工作

包括:場景的布置,物品的陳列,文字說明的準備,人員的準備等。

五、宴請程式。

六、宴請的形式

根據宴請的目的、出席人員的身份和人數的多少,可將宴請分為:正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等

第五節商務旅行

一、商務旅行計畫的內容。

二、一份周密的旅程表主要包括內容

1、日期

2、時間

3、地點

4、交通工具

5、具體事項

6、備註

三、秘書在為上司準備差旅時應履行的職責:

1、準備旅行計畫和旅館信息;

2、為商務洽談蒐集資料;

3、決定旅行用品;

4、提供行李準備的信息;

5、安排差旅費;

6、建立自己的旅行—旅館信息資料庫。

四、制定日程安排表的要求。

五、如何撰寫出國申請。

六、出國前的準備。

七、出入境手續。

第五章信息與檔案

第一節信息管理

一、信息分類方法。

二、信息篩選方法。

三、信息校核常用的方法。

四、信息分類

信息分類就是根據信息所反映的內容性質和其他特徵的異同,分門別類地組織起來的一種科學方法。

五、信息校核範圍

信息核實的範圍包括:信息中需用的事實、觀點、數據、圖表、符號,以及時間、地點、人物等。有些信息、數據要核對查證,有些信息要試驗、計算,有些信息則要比較,以保證信息的真實、準確。對有關政策、法規、重要計畫、主要數據、典型事例的信息,秘書要認真查對出處、核實原件,地名、人名、時間、事實、數據等要準確無誤。

六、信息分類要注意的問題

遵循一定原則

1、在分類中注意科學性、系統性、邏輯性和實用性;

2、要確定分類體系,確定分類層次和各層次的分類標準;

3、要把信息歸入最符合其實際內容的類別;

4、子類之間界限要清楚,不互相交叉或包容。

七、信息篩選要注意的問題

1、剔除虛假、過時、重複雷同、缺

少實際內容的信息;

2、注意挑選對工作有指導意義、與業務活動密切相關的信息;

3、注意挑選帶有傾向性、動向性或突發性的重要信息;