4、為某項任務的值班辦公室。
三、有些大型企業設有專門的值班室，並有完善的值班管理制度，通常包括：
1、信息處理制度；
2、崗位責任制度
3、保密制度；
4、交接班制度。
四、印章管理的作用。
第三節辦公用品的發放和管理
一、辦公設備及辦公用品接收的程式。
第四節辦公效率和時間管理
一、時間表的編制方法。
二、從時間上安排區分時間表為
年度時間表；
季度時間表；
月時間表
周時間表。
第三章常用事務文書的擬寫
一、簡報的概念與特點
簡報是國家機關、企事業單位、社會團體為匯報工作、交流經驗、反映情況、溝通信息、報導動態而編髮的內部常用事務文書，也叫“動態”、“簡訊”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內部參考”等。
簡報的特點：其一，是簡；其二，是快；其三，是新；其四，是實。
二、簡報的類型
簡報按照不同劃分標準，可以分為不同類型。按性質分，有綜合簡報和專題簡報；按內容，有工作簡報、動態簡報、會議簡報。
三、會議記錄的概念與特點
會議記錄是開會時當場將會議基本情況和會議報告、發言、討論、決議等內容如實記錄下來的文書。
會議記錄的特點，其一是真實性；其二是資料性。
四、會議記錄的結構是：標題+正文
+尾部
1、標題
（1）會議名稱+文種
（2）文種
2、正文
正文的構成是：首部+主體+結尾
五、意向書的概念與特點
意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協定之前，表達初步構想的意向性文書。
意向書的特點，是一是協商性；其二是靈活性。
六、訂貨單的概念與特點
訂貨單是訂購產品和貨物的單據。訂貨單的特點，其一是協約性；其二是嚴肅性。
七、產品說明書的概念與特點
產品說明書是生產商或者銷售商向消費者介紹其生產、銷售的產品性能、特點、規格、型號、技術參數、維修方法、使用方法的說明性文書。
第四章會議與商務活動
第一節會議籌備
一、會議議程和日程
1、會議議程
會議議程是對會議所要通過的檔案、所要解決的問題的概略安排，並冠以序號將其清晰地表達出來，會前發給與會者。
2、會議日程
會議日程是指會議在一定時間內的具體安排，如有說明可附於表後，會前發給與會者。
（1）宣布議程
（2）說明人員缺席情況
（3）宣讀並通過上次會議的記錄
（4）財務主管報告
（5）其他報告
（6）新的議題
（7）有關人事任命
（8）提名並選舉新的負責人
（9）通知有關事項
（10）宣布休會
二、綜合考慮各種因素選擇恰當的會議地點
1、交通便利；
2、會場的大小應與會議規模、主題相符；
3、場地要有良好的設備配置；
4、應儘量避開鬧市區，場地應不受外界干擾；
5、選擇會議地點應考慮有無停車場所；
6、場地租借的成本必須合理。
第二節會議中的服務
一、為會議記錄做好準備工作
1、準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙；
2、準備好錄音機和足夠的磁帶來補充手工記錄；
3、要備有一份議程表和其他的相關資料和檔案，需要核對相關數據和事實時隨時使用；
4、提前到達會場，了解與會人員的座點陣圖，便於識別會議上的發言者；
5、在利用錄音機的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途故障。
二、會議記錄的內容
1、會議描述：包括會議類型、時間、日期、地點。
2、與會者姓名：主席的名字在最前面，記錄員的名字在最後。
3、會議過程：宣讀上次會議記錄、由會議記錄中產生的問題、通訊情況、一般事務——決議應包括會議上的確切措詞、其他事務——按在會上進行的順序記錄、下次會議日期。
4、主席、記錄員簽名。
三、會議記錄的要求
1、真實：正式的會議記錄具有法律效力，要確保內容的真實可信，準確無誤，一旦會議主席簽名，全體成員通過則不得再行改動。
2、完整：會議記錄必須體現會議的實際進程，要將所有要點完整地記錄下來，不能遺漏。