按會議採用的方式手段:可分為常規會、廣播會、電話會、電視會等;
按與會者的國籍及議題的範圍:可分為國內會議和國際會議等。
三、公司常見會議的種類。
四、正確製作姓名卡片、會議證件的方法是
1、內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。
2、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片,並加蓋印章。姓名卡片可設計為紅、藍、白、黃四種不同的顏色。
3、在會議的接待區向與會人員發放,並在主席台等必要的地方放置台簽式姓名卡片。
五、預訂內部會議室的基本方法
1、預訂會議室要打出一定的提前量,在確定準確的會期之後,應儘早預訂,以免臨時被動。
2、正式預訂會議室之後,在使用的前一天,一定要再次落實,以免與其他會議發生衝突。
3、預訂和調配會議室應儘量使場地的大小、格局、設備的配備與會議的人數、性質和類型相匹配。
4、調配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間,會議之間的間隔不要太緊,使人們安心開會,不致出現會議還未結束就被人請走的麻煩事。
5、負責會議室安排和協調的秘書,事先要查看會議議程,了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備,秘書要了解各種設備的功能,並事先將各種設備調整到最佳狀態。
第二節會議的善後工作
一、小型內部會議檔案清退的方法
1、由會議主持人在宣布會議結束的同時,請與會者將檔案放在桌上,由秘書人員統一收集。
2、由秘書人員在會議室門口收集。
3、由秘書人員在單獨向個別已領取檔案而未到會的人員收集。
第三節商務活動
一、收集對方的相關資料
秘書人員應在會見與會談之前,通過各種渠道了解:
1、對方求見目的。
2、對方的求見對象。
3、對方相關社會背景,如習俗、禁忌、禮儀特徵等。
4、對方參加會見(會談)的人數、姓名、職務等。
5、主要求見人(對方主談人)的詳細資訊等。
二、通知主方參加會見與會談的人員
1、通知主方接見人
2、通知主方陪同人員
3、通知主談人
4、通知其他會談人員
三、相關知識
1、會見
會見,國際上一般稱接見或拜會,凡身份較高的人士會見身份較低者,或是主人會見客人,一般都稱為會見。
就會見的內容而言,有禮節性的、政治性的、私人事務性的會見。
2、會談
商務會談指洽談業務,即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式,專業性較強。
四、開放參觀的項目
1、組織的展覽室;
2、生產設備和工藝流程;
3、廠區環境;
4、員工的教育與培訓設施;
5、組織的服務、娛樂、福利、衛生等設施。
五、開放參觀活動的操作流程。
六、秘書在開放參觀活動中的職責
秘書此時的主要職責就是做好準備與接待工作
1、準備內容;
2、為來賓準備休息服務處;
3、準備介紹材料;
4、準備特殊的參觀用品,如衛生服務、安全帽等;
5、準備茶水飲料;
6、準備贈送的禮品和紀念品。
可組成接待班子,具體負責開放參觀事宜。工作中要做到:
1、來賓到達後熱情引導接待;
2、放映視聽資料時認真解說;
3、參觀過程中為來賓做嚮導;
4、做好招待來賓的餐飲服務;
5、耐心解答來賓提出的各種問題;
6、做好歡送工作。
第四節商務旅行
一、正確選擇旅行社
要想充分利用旅行社為公司服務,就一定要正確地選擇旅行社。
選擇的主要因素:
1、旅行社有無相關資質;
2、預訂國內/出國機票、酒店的價位;
3、應交納旅遊質量保證金,公章、發票要齊全;
4、交納旅遊保險。
第五章信息與檔案
第一節信息管理
一、辦公室常備的信息資料有:
1、參考書
2、報紙、期刊
3、統計資料
4、地圖集
5、檔案
6、內部文獻
7、人名地址錄
8、有關政府出版物、法律法規彙編、政策彙編
9、廣告材料和宣傳品
二、閱讀篩選信息資料的方法。
三、相關知識