秘書技能期末複習指導 第二部分工作要求

按會議採用的方式手段:可分為常規會、廣播會、電話會、電視會等;

按與會者的國籍及議題的範圍:可分為國內會議和國際會議等。

三、公司常見會議的種類。

四、正確製作姓名卡片、會議證件的方法是

1、內容設計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務、職稱等)、組織或公司的名稱。

2、重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片,並加蓋印章。姓名卡片可設計為紅、藍、白、黃四種不同的顏色。

3、在會議的接待區向與會人員發放,並在主席台等必要的地方放置台簽式姓名卡片。

五、預訂內部會議室的基本方法

1、預訂會議室要打出一定的提前量,在確定準確的會期之後,應儘早預訂,以免臨時被動。

2、正式預訂會議室之後,在使用的前一天,一定要再次落實,以免與其他會議發生衝突。

3、預訂和調配會議室應儘量使場地的大小、格局、設備的配備與會議的人數、性質和類型相匹配。

4、調配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間,會議之間的間隔不要太緊,使人們安心開會,不致出現會議還未結束就被人請走的麻煩事。

5、負責會議室安排和協調的秘書,事先要查看會議議程,了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設備,秘書要了解各種設備的功能,並事先將各種設備調整到最佳狀態。

第二節會議的善後工作

一、小型內部會議檔案清退的方法

1、由會議主持人在宣布會議結束的同時,請與會者將檔案放在桌上,由秘書人員統一收集。

2、由秘書人員在會議室門口收集。

3、由秘書人員在單獨向個別已領取檔案而未到會的人員收集。

第三節商務活動

一、收集對方的相關資料

秘書人員應在會見與會談之前,通過各種渠道了解:

1、對方求見目的。

2、對方的求見對象。

3、對方相關社會背景,如習俗、禁忌、禮儀特徵等。

4、對方參加會見(會談)的人數、姓名、職務等。

5、主要求見人(對方主談人)的詳細資訊等。

二、通知主方參加會見與會談的人員

1、通知主方接見人

2、通知主方陪同人員

3、通知主談人

4、通知其他會談人員

三、相關知識

1、會見

會見,國際上一般稱接見或拜會,凡身份較高的人士會見身份較低者,或是主人會見客人,一般都稱為會見。

就會見的內容而言,有禮節性的、政治性的、私人事務性的會見。

2、會談

商務會談指洽談業務,即就具體業務進行談判、會商。會談的內容較為正式,專業性較強。

四、開放參觀的項目

1、組織的展覽室;

2、生產設備和工藝流程;

3、廠區環境;

4、員工的教育與培訓設施;

5、組織的服務、娛樂、福利、衛生等設施。

五、開放參觀活動的操作流程。

六、秘書在開放參觀活動中的職責

秘書此時的主要職責就是做好準備與接待工作

1、準備內容;

2、為來賓準備休息服務處;

3、準備介紹材料;

4、準備特殊的參觀用品,如衛生服務、安全帽等;

5、準備茶水飲料;

6、準備贈送的禮品和紀念品。

可組成接待班子,具體負責開放參觀事宜。工作中要做到:

1、來賓到達後熱情引導接待;

2、放映視聽資料時認真解說;

3、參觀過程中為來賓做嚮導;

4、做好招待來賓的餐飲服務;

5、耐心解答來賓提出的各種問題;

6、做好歡送工作。

第四節商務旅行

一、正確選擇旅行社

要想充分利用旅行社為公司服務,就一定要正確地選擇旅行社。

選擇的主要因素:

1、旅行社有無相關資質;

2、預訂國內/出國機票、酒店的價位;

3、應交納旅遊質量保證金,公章、發票要齊全;

4、交納旅遊保險。

第五章信息與檔案

第一節信息管理

一、辦公室常備的信息資料有:

1、參考書

2、報紙、期刊

3、統計資料

4、地圖集

5、檔案

6、內部文獻

7、人名地址錄

8、有關政府出版物、法律法規彙編、政策彙編

9、廣告材料和宣傳品

二、閱讀篩選信息資料的方法。

三、相關知識