4、分析信息需求，結合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息；
5、注意挑選能預見未來發展變化趨勢，為決策提供超前服務的信息；
6、堅持信息數量和質量的統一。
八、信息傳遞的基本形式
信息的傳遞是雙向的，有內向傳遞和外向傳遞。信息內向傳遞的形式有信件、備忘錄、通知或告示、傳閱單、企業內部刊物等。信息外向傳遞一般通過信件、新聞稿、新聞發布會、報刊簡短聲明、直接郵件等方式進行。
九、信息傳遞的方法
1、語言傳遞
具體形式有對話、座談、講座、會議、錄音、技術交流等。
2、文字傳遞
秘書將信息轉換成文字、符號、圖像傳遞給信息接受者。企業文字傳遞信息的主要表現形式是文本、表格、圖表等。
3、電訊傳遞
即利用現代化的通訊手段傳遞信息的一種方式。秘書電訊傳遞的途徑有電話、傳真、電子郵件。
電子郵件是計算機之間傳送信息的系統。信息可以鍵入或掃描錄入，通過信箱系統傳送。
優點：傳遞信息迅速；可減少用紙及傳送紙面郵件的費用；信息能同時傳送給多個信箱；能傳送圖表、照片等各種類型信息；使用密碼能維護信息的安全和機密。
缺點：由於傳送信息容易，導致信息量大，易使人們淹沒在電子郵件中；收件人必須有兼容的設備；有效地傳送電子郵件需計算機培訓。
4、可視化輔助物傳遞
可視化輔助物傳遞用來幫助理解工作任務和信息。可用於消防、安全布告及出口標誌等。
十、信息傳遞的方向
1、信息的內向傳遞是指為了進行協調和合作，企業內部之間進行信息交流。
2、信息的我向傳遞是指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。
3、信息傳遞必須具備三個要素：信源、信道、信宿。
十一、信息存儲的步驟
信息存儲是一個不斷積累和規範化、科學化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環節構成。
1、存放排列：經過科學編碼的信息資料還需有序存放排列。常用的排列方法有：
（1）時序排列法
（2）來源排列法
（3）內容排列法
（4）字順排列法
2、信息的保管主要包括：
（1）防損壞，如防火、防潮、防高溫、防蟲害等；
（2）防失密、泄密、盜竊等；
（3）定期或不定期地進行清點，發現存儲中的問題，提高管理水平；
（4）及時存儲更新，不斷擴充新的信息。
十二、信息存儲
1、手工存儲
2、計算機存儲
隨著計算機技術的廣泛套用，秘書可將信息資料製成軟體，存儲在軟碟、光碟或其他電子介質中。
優點：計算機存儲的信息量大；可以節省存儲空間；信息容易編輯或更新；保存在網路系統的信息，能迅速查找。
缺點：要懂計算機操作；需要昂貴的設備；信息能被病毒破壞；由於軟體和系統的提高和升級，長期存儲可能成為問題。
3、電子化存儲
這是新的存儲系統領域，稱為電子文檔管理系統。
優點：電子化存儲節省空間；容易製作備份；保存在網路系統上的信息能直接由用戶從他們的計算機上訪問；查找檔案更容易。
缺點：設備昂貴；查找的質量和使用的程度取決於系統初始設定；要懂操作知識。
4、縮微膠片存儲
縮微膠片是用照像方法記錄保存信息資料。
優點：節省空間；減少對紙面文檔的需求，節省存儲設備費用；沒有必要保留書面備份。
缺點：照像和閱讀膠片需要昂貴的設備；縮微膠片需要加標籤、製作索引和排序；縮微膠片圖像的質量會承時間推移而下降。
十三、信息存儲裝具與設備。
十四、信息存儲管理系統
1、信息集中管理系統
信息集中管理系統就是將所有類型的信息都集中在一起存放管理，在公司或企業中建立一個完整的、標準的信息系統，建立高效率的信息服務體系和案卷借調系統。
優點：便於實現科學化、現代化管理，使用起來具有整體性；能有效利用存儲空間；專人負責存儲和檢索，可以減少各部門內信息的重複存儲，保證質量；能使用標準化的分類系統，實施有序的存儲檢索。
缺點：具有龐大的分類和編目系統，在歸檔和查閱時會帶來一定的麻煩；利用信息不如在自己辦公室方便；標準化的分類體系不便於滿足各部門的特殊需求。
2、信息分散管理系統
信息分散管理系統是指所有信息都由單位內各個部門分別保管，查閱方便。
優點：部門信息可自行分類編目；由於內容相對單一，使用起來簡潔方便；規模不太大，易於管理；適於保管機密檔案；能發揮各部門員工熟悉本部門業務的優勢，提高文檔質量；可根據各部門的名稱建立一套字母編號，供各部門在來往檔案和案卷標題中使用。