4、巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率；
5、使用辦公輔助手段幫助組織工作；
6、安排工作要適應整個流程的正常運轉，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益；
7、要遵照組織制定的規章制度和有關工作的承辦期限，不能只憑個人想像和愛好安排工作；
8、秘書應儘量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細記錄，認真分析、評估自己利用時間的有效程度。
二、秘書在工作中常處理的簡單事務性本職工作包括：
1、內部會議室的預定工作。
2、用車預訂工作，請使用內部公用車輛的部門或人填表登記進行預訂，如果不出現使用時間矛盾，即可安排落實。
3、協助同事印製名片。
4、協助安排各辦公室的桶裝飲用水。
5、協助組織入口處的出勤登記或打卡工作，這要求秘書應提前到崗，並堅守崗位。
6、按照組織要求，保證接待崗位上班時間都要人。
第三章常用事務文書的擬寫
一、傳真的概念：
傳真是各級機關、企事業單位與社會團體通過有線電、無線電或國際網際網路傳送的一種文書。它的特點一是真實，二是便捷，三是可靠。
二、事項通知
事項通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情況，一般不要求執行或辦理。
這類通知的特點是實用性強，時效性短，政策性弱。
三、會議通知
會議通知的寫作。
四、邀請信的概念
邀請信是各級機關、企事業單位與社會團體舉辦重要活動，召開重要大會，邀請上級領導、協作單位和有關人士參加所用的信函。
五、邀請信的結構是：標題+稱謂+正文+落款+成文日期
六、感謝信的概念與特點
1、感謝信是各級機關、企事業單位、社會團體和個人，對幫助、支持自己工作的單位或個人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本身或受助一方的代表，寫信的目的在於表示不忘對方的關愛和幫助，肯定對方的事跡和風格，表達自己的感激和謝意。
2、感謝信的第一個特點是：真實性；第二個特點是：感召性。
七、感謝信的結構與注意事項
1、感謝信的結構是：標題+稱謂+正文+落款+成文日期
2、注意事項
（1）敘述事情要真實、具體
在感謝信中，敘述事情務必真實、具體，不可任意誇大或縮小。時間、地點、單位名稱、個人姓名的表述應準確無誤。
（2）敘述事實要簡練、精當
在感謝信中，敘述事情務必簡練、精當，不要陷於對事情的詳盡描述中而不能自拔。
（3）情真意切
在感謝信中，表達感激之情是主要內容，因此，語言表達要情真意切。
八、賀信（電）
1、賀信（電）是表示祝賀、讚頌的函電，一般用於領導機關、企事業單位或個人對取得巨大成績、做出卓越貢獻的集體或個人表示祝賀，或者對國際、國內發生的重大喜事，對一些重要會議、節日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信（電）的篇幅一般比較簡短，感情充沛，文字明快。
2、賀信的第一個特點是祝賀性；第二個特點是信電性。
3、賀信的結構是：標題+稱謂+正文+落款+成文日期。
九、請柬
1、請柬，也稱請帖。它是各級機關、企事業單位、社會團體或個人邀請有關人員參加某項活動而專門制發的信柬。
2、請柬一般分為封面、封里兩部分，又分橫式、豎式兩種。但無論哪種形式，其內容結構都基本相同，即：標題+稱謂+正文+落款+成文日期。
第四章會議與商務活動
第一節會議籌備
一、會議及會議的構成要素
會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。會議的要素即會議的組成因素，它可分為基本要素和其他要素兩大類。會議基本要素即所有會議必有的。包括：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程。會議其他要素即可供選擇的、並非為所有會議所共有的要素。包括：名稱、服務機構、秘書機構、經費、檔案材料、專用設備工具、各種消耗性材料等。
二、會議的主要種類
根據不同的標準，常見的會議種類有：
按組織類型：可分為內部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；
按時間方面的規定性：可分為定期和不定期兩類；
按出席對象：可分為聯席會、內部會、代表會、民眾會等；
按功能性質：可分為決策性、討論性、執行性、告知性、學術性
、協調性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；
按議題性質：可分為專業性、專題性、綜合性等；
按照規模大小：可分為特大型、大型、中型、小型等。