秘書技能期末複習指導 第二部分工作要求

三、檔案裝訂

修整歸檔檔案

(1)修裱破損檔案。

(2)複製字跡模糊或易退變的檔案。

(3)超大紙張摺疊。

四、檔案的概念和特點

1、檔案的概念

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的,保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。

2、檔案的特點

(1)社會性

(2)歷史性

(3)確定性

(4)原始記錄性

3、檔案的作用

(1)行政作用

(2)業務作用

(3)文化作用

(4)法律作用

(5)教育作用

四級秘書

第一章商務溝通

第一節接待

一、接待規格

1、高規格接待

主要陪同人員比主要來賓的職位高的接待。

2、對等接待

主要陪同人員與主要來賓的職位相當的接待。這是最常用的接待規格。

3、低規格接待

主要陪同人員比主要來賓的職位低的接待。

二、接待經費列支

1、工作經費:租借會議室、列印資料等費用;

2、住宿費;

3、餐飲費;

4、勞務費:講課、演講、加班等費用;

5、交通費;

6、參觀、遊覽、娛樂費用;

7、紀念品費;

8、宣傳、公關費用;

9、其他費用。

第二節溝通

一、橫向溝通概述

橫向溝通一般體現為部門間員工的溝通,在橫向溝通中不存在直接的上下級關係。橫向溝通的目的是為了增強部門間的合作,減少磨擦。橫向溝通在組織中的表現形式通常為:會議、面談、備忘錄、報告等。

二、橫向溝通中可能遇到的障礙

1、部門“本位主義”和員工短視傾向

2、“一葉障目”,對公司組織結構的偏見

3、性格衝突

4、猜疑、威脅和恐懼

三、橫向溝通策略

針對橫向溝通中出現的問題、存在的障礙,秘書可以通過以下策略消除障礙:

1、選擇針對性的溝通形式

2、樹立“內部客戶”的理念

3、耐心傾聽而不是敘述

4、換位思考

四、縱向溝通概述

縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通。縱向溝通中,從上至下進行下行溝通是縱向溝通的主體,而自下而上上行溝通是縱向溝通的關鍵。

下行溝通是管理溝通的主體。

下行溝通在組織中的表現形式通常為:公司政策、報告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會議、傳真、電子信箱等。

上行溝通在組織中的表現形式通常為:建議系統、申訴和請求程式、員工座談會、離職面談、設定巡視員等。

五、縱向溝通可能遇到的障礙

1、接收者溝通技能上的障礙

2、溝通各方心理活動引起的障礙

3、不善聆聽

4、草率評判

5、語義表達和理解方面的歧義

六、縱向溝通策略

下行溝通策略:

1、制定溝通計畫;

2、減少溝通環節,提高溝通效率;

3、“去繁從簡”,減輕溝通任務;

4、言簡意賅,提倡簡約的溝通;

5、啟用反饋,鼓勵接受者對信息進行評價;

6、多介質組合,比如,書面形式與電話相結合。

七、識別衝突發生的徵兆。

八、引發衝突的潛在原因。

九、衝突處理策略。

第二章辦公室事務和管理

第一節辦公環境的維護和管理

一、信息保密工作

信息保密是所有員工基本的和重要的職責之一,是保證國家、組織利益的起碼要求。

做好口頭信息的安全

1、員工在崗前培訓時即應被告知不要在組織內部或外部談論有關單位的保密信息,包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬;

2、在沒有確認電話對方身份和是否被授權獲得信息之前,不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息;

3、只向來訪者提供組織允許提供的信息,若超出範圍,應向上司匯報;

4、遵照會議的要求傳達會議信息。

二、秘書在保密工作中需要注意的幾方面

1、檔案保密

2、會議保密

3、科技保密

第二節日常辦公室事務

一、編制值班表通常包括的項目。

二、值班表常用在

1、值班室;

2、平日需要有人值班的辦公室;

3、節假日值班辦公室;