第六，語言要準確、簡潔、規範。
公文中的數字：公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字
正文層次標識方法：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“(一)”“(二)”“(三)”……
第三層用“1．”“2．”“3．”……
第四層用“(1)”“(2)”“(3)”．．．．．．
附屬檔案說明：公文如有附屬檔案，應在正文之後註明附屬檔案說明。
附屬檔案說明寫在正文下空一行，左空二字用3號仿宋體字標識“附屬檔案”，後標冒號，然後說明附屬檔案順序和名稱。附屬檔案序號用阿拉伯數碼，附屬檔案名稱後不加標點符號。
成文日期：是指公文完成並定稿的時間，是公文生效的標誌。成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發日期為準。決定、會議紀要等會議討論通過的公文，以通過日期為準。電報以發出日期為準。
成文日期標註在正文右下方，右空四字，用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“o”，如“二oo二年十月一日”。
印章：是公文合法生效的標誌之一。公文除會議紀要和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文一行之內，下壓日期，端正，印章用紅色；聯合行文並需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空七個字格，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，不相交或相切；聯合行文並需加蓋三個以上印章時，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列則在相應位置，並使印章加蓋其上。
當公文排版所剩空白不能空下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文在同一版面，不得採用標識“此頁無正文”的方式解決。
附註：指需要說明的其他事項，包括說明傳達範圍(如“此件發至縣團級”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出現的名詞術語的解釋等，或在使用請示文種時註明聯繫人的姓名和電話。
附註標識在成文日期下一行，居左空二字，應當加圓括弧標註。
附屬檔案：是附在正文之後用於補充、說明正文的文字材料或圖表材料，是公文的重要組成部分。有的公文因內容需要，又不便於寫入正文的材料才用附屬檔案的形式表達，並不是每份公文都有附屬檔案。
常見的附屬檔案有兩種：一是隨文所頒布、批轉(轉發)、報送的文字材料，實際是公文的主要內容，而主件只起批准頒布、批轉轉發、報送或按語作用，這類附屬檔案與公文正件具有同等效力。二是補充、說明、解釋正文內容的材料，如代表名單、數字報表、圖文資料等，其作用是為正確理解和執行公文正件提供參考。