附屬檔案應與公文正文一起裝訂，並在附屬檔案左上角第一行頂格標識“附屬檔案”，有序號時標識序號；如不能一起裝訂，應在附屬檔案左上角第一行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附屬檔案(或帶序號)。
(3)版記：版記也稱文尾，位於公文末頁最下部，包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期三個要素。版記的最後一個要素置於最後一行。
主題詞。主題詞是確切表達公文主題和歸屬類別的規範化名詞或名詞性詞組，是檔案信息輸入計算機的一種信息符號。因為按照區局檔案精神，從今年開始系統內部行文不再標註主題詞，因為全區辦公自動化系統都已開通，標註主題詞已沒有必要。但向系統外行文仍然要標註。注意：一份檔案的標引，一般不超過6個主題詞。
抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的機關。抄送上級機關的用“抄報”；抄送平級和下級機關的用“抄送”。
抄送機關應使用全稱或者規範化簡稱、統稱，位置在主題詞下一行，左空一字標識“抄送”，後加冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。
印發機關和印發日期。印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用該機關辦公室(廳)名稱。印發機關位於抄送機關之下，占一行位置。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。
（二）行政公文的行文規則
一個機關的檔案，按照行文關係、檔案的去向，可以分為上行文、平行文、下行文和泛行文。
基本行文規則：
(1)根據機關隸屬關係和職責範圍行文的原則。
(2)公文不直接報領導者個人的原則。
(3)非特殊情況不越級行文原則。
(4)同級機關可以聯合行文的原則。
(5)部門會簽未經協調一致不得各自單獨行文的原則。
受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。
以下兩種情況不宜用抄送：
1．請示不得在主送上級機關的同時向其下級機關抄送；
2．凡與辦理公文無關的機關一律不予抄送。
請示應一事一請示，不要一文多事。如確有幾件事需要請示上級，可分別寫成幾份請示上呈。
報告不得夾帶請示事項的規則。
部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。
公文的語言特點：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規範。莊重是指語言端莊、格調鄭重嚴肅；準確是指在表情達意時，語言真實確切，無虛假無錯漏，褒貶得當，語意明確界限清楚，符合實際，真切表達欲表達的內容；樸實是指語言平直自然、是非清楚、明白曉暢、恰如其分、通俗易懂，無浮華誇飾、無渲染、無形象描繪、無矯揉造作，忌堆砌華麗辭藻，忌濫用辭格，講求於平淡之中見神奇；精煉是指語言簡明扼要，精當不凡，去浮辭，忌冗長空泛，同時，又不苟簡，即服從行文目的和表現主題的需要，當祥則祥，當略則略；嚴謹是指語言含義確切、文句嚴謹、細緻周密、分寸得當，忌模糊含混、語意多歧；規範是指語言單位構成及組合不僅應符合現代漢語的語法規則和一般邏輯規則，而且應合乎公務活動所提出的特殊規範性要求。